¿Cómo reducir los costes de TI en tiempos de crisis?

La pandemia del coronavirus está teniendo un impacto generalizado en la economía mundial, dejando a los CIOs ante el desafío de recortar en los costes de TI. Ante esta situación Gartner ha identificado 10 formas en que administrar los gastos. 

De cara a final de año, se prevé que el gasto en TI se contraiga en todas las categorías y regiones. Si bien las empresas de la mayoría de las industrias han comenzado a reabrir, las medidas de mitigación de la pandemia, como los cierres, el distanciamiento social, las restricciones de viaje y los cierres de fronteras, han creado cargas financieras, siendo las industrias del transporte, la fabricación y los recursos naturales las más afectadas.

Según explicó Chris Ganly, Director Analista de Gartner, en su intervención en el Simposio de TI de Gartner/Xpo APAC, el COVID-19 ha transformado fundamentalmente la forma en que la gente gasta su dinero, y las organizaciones simplemente tienen que responder.

Desde Gartner abogan por un enfoque estratégico de optimización de costes, que es una disciplina continua para gestionar los gastos y maximizar el valor del negocio, en lugar de simplemente reducir los costes.

"El COVID-19 ha transformado fundamentalmente la forma en que la gente gasta su dinero, y las organizaciones simplemente tienen que responder"

"Los tiempos difíciles requieren acciones difíciles", dijo el Ganly. "Incluso en las organizaciones que luchan por sobrevivir, los CIOs necesitan enfocar el recorte de costos de la manera menos dañina para la salud del negocio a mediano y largo plazo. Esto les ayudará a recuperarse más rápidamente en 2021 y más allá".

10 reglas para recortar los presupuestos de TI

1.    Apuntar a un impacto inmediato. Eliminar, reducir o suspender las partidas que afectarán al presupuesto en semanas o meses, no en años. 

2.    Reducir, no congelar. Es importante concentrarse en los gastos que realmente pueden ser reducidos o eliminados, no sólo congelados para el período actual, sólo para reaparecer de nuevo más adelante.

3.    El dinero es el rey. Apunte a los artículos que tendrán un impacto real de efectivo en el estado de ganancias y pérdidas, en lugar de artículos que no son de efectivo como la depreciación o la amortización.

4.    Planear hacerlo una vez. La mayoría de las organizaciones no hacen cortes suficientemente profundos la primera vez, lo que significa que a menudo necesitan revisar los costos y hacerlo de nuevo. 

5.    Inspeccionar cuidadosamente las cuentas. Trabajar con su socio financiero para obtener una visión sólida del detalle del nivel de gastos, como las cuentas de gastos, las acumulaciones y los pagos anticipados. 

6.    Apuntar a los gastos no gastados y no comprometidos. A menos que los pagos puedan recuperarse o los pagos anticipados puedan devolverse, el impacto más inmediato será en los pagos no gastados o no comprometidos.  

7.    Sea holístico: incluya el capital. Normalmente, los gastos de funcionamiento son los más fáciles de impactar, pero los gastos de capital también pueden reducirse. Los datos de las métricas clave de TI de Gartner muestran que el 25% del presupuesto promedio de TI se gasta en capital, por lo que hay que asegurarse de que el rango completo de gastos de TI se considere para reducciones rápidas.

8.    Los costos hundidos son irrelevantes. Cuando se trata de ahorrar dinero, se dice comúnmente que "los costos hundidos son irrelevantes", lo que significa que el gasto futuro debe considerarse sin relación con el gasto pasado o "costos hundidos". 

9.    Abordar el costo discrecional y no discrecional. Los gastos discrecionales, como los destinados a nuevos proyectos, capacidades o servicios adicionales, suelen considerarse un lugar más fácil de recortar. 

10.  Abordar tanto los gastos variables como los fijos. Los costos fijos son los gastos que permanecen constantes, independientemente de la actividad o el volumen, como el alquiler de oficinas, las suscripciones y la nómina. En el caso de los gastos fijos, céntrese en la eliminación. Los costos variables cambian con la actividad o el volumen, por ejemplo, las telecomunicaciones, los contratistas y los artículos de consumo. Para los costos variables, enfóquese tanto en la reducción como en la eliminación.