Revisiones de los proyectos Scrum en entornos de trabajo híbrido

Las metodologías ágiles permiten a los equipos autoorganizados centrarse en el cliente, realizar entregas de manera incremental  y utilizar la retroalimentación para ajustar las prioridades. La metodología ágil más común es scrum, en la que pequeños equipos trabajan en sprints (carreras cortas), normalmente de una a cuatro semanas de duración. Los equipos se comprometen a realizar una cantidad de trabajo determinada para el sprint y pretenden completarla.

Los fundamentos de scrum son sencillos. Un equipo revisa una acumulación de historias de usuario priorizadas, se compromete con el trabajo que puede completar con seguridad durante el sprint, y tiene como objetivo alcanzar la "definición de hecho" documentada en las historias de usuario. Las ceremonias de scrum o melé  (o tormenta de ideas), ayudan a los equipos a colaborar; clásicamente, se llevan a cabo como reuniones recurrentes programadas por un propietario del producto, un líder tecnológico o un maestro de scrum.

Adaptar scrum a diferentes entornos de trabajo

Durante el cierre de la pandemia, los equipos de scrum realizaron estas ceremonias virtualmente, utilizando herramientas como Zoom y Microsoft Teams. La mecánica de las reuniones evolucionó para soportar la participación virtual y tener en cuenta los horarios de trabajo flexibles.

La cuestión para muchas organizaciones hoy en día es cómo ajustar las ceremonias de scrum para apoyar un cambio permanente al trabajo híbrido. Algunos compañeros de equipo pueden estar ubicados en una o más oficinas mientras que otros trabajan a distancia. El trabajo híbrido representa una nueva oportunidad para que las organizaciones y los equipos revisen sus formas ágiles de trabajo.

Muchos equipos ágiles están motivados para que el trabajo híbrido tenga éxito. En un estudio realizado recientemente, el 40% de los encuestados estimó que el 50% de la plantilla seguiría trabajando a distancia tres o más días a la semana. En otra encuesta, el 75% de los ingenieros dijo que preferiría trabajar a distancia la mayor parte del tiempo. Apoyar el trabajo híbrido es clave para contratar y retener a los desarrolladores.

Los ingenieros de los equipos ágiles que desean permanentemente opciones de trabajo híbrido deben ayudar a sus organizaciones a realinear las ceremonias de scrum y revisar estas recomendaciones adicionales de desarrollo de equipos híbridos.

Comenzar con las revisiones de sprint

Revisemos las cuatro ceremonias  principales de scrum que siguen la mayoría de los equipos:

• Planificación del sprint: El equipo revisa la acumulación de historias de usuario, entiende los requisitos y se compromete con el trabajo que completa durante el sprint.
• Reuniones diarias: En reuniones breves, el equipo revisa el estado del trabajo para completar las historias de los usuarios y plantea cualquier bloqueo, pregunta u otro impedimento para completarlas.
• Revisiones del sprint: Al final del sprint, los equipos comparten y demuestran sus logros al propietario del producto, a los directores de entrega y a las partes interesadas.
• Retrospectivas del sprint: El equipo revisa lo que ha ido bien durante el sprint y lo que puede mejorar.

La revisión del sprint es la que más afecta a la gente, especialmente cuando los equipos ágiles invitan a las partes interesadas, hacen una demostración del trabajo realizado y recogen sus comentarios. Optimizar esta reunión para el trabajo híbrido es importante porque a menudo implica a varias personas y requiere un diálogo gestionado de forma eficiente entre el equipo de scrum, el propietario del producto y las partes interesadas.

Andrew Amann, director general de NineTwoThree Digital Ventures, cree que los equipos ágiles deben centrarse en los comentarios de las partes interesadas y ajustar las prioridades. Según él, "el aspecto más importante de las revisiones de sprint de trabajo híbrido es garantizar que todos los responsables de la toma de decisiones participen".

Amann comparte estos consejos para las revisiones de sprint híbridas. "Enciende las cámaras y saca los blocs de notas. Combinamos nuestras revisiones de sprint con la planificación de la próxima carrera de fondo. Nuestros equipos explican lo que han completado y lo que está listo para el siguiente sprint, por lo que cambiar el paso y pasar de la revisión a la planificación en una hora es vital".

Consejos para las revisiones de sprint híbridas

He aquí otras formas de mejorar las revisiones de los sprints con equipos de trabajo híbridos:

• Documentar las historias de usuario desde la perspectiva del cliente o del usuario y orientar lo que se debe demostrar.
• Asignar las historias de usuario a los miembros del equipo durante el compromiso y hacer que sean responsables de la demostración de la historia.
• Considerar la posibilidad de programar un ensayo, especialmente si el equipo tiene menos experiencia, si las características son complejas para la demostración o si se espera una respuesta significativa de las partes interesadas.
• Dejar que el propietario del producto decida la secuencia de las historias de usuario que se van a demostrar y el tiempo que se va a dedicar a cada una de ellas.
• Determinar las mejores prácticas para mostrar las demostraciones en las salas de conferencias y compartirlas virtualmente para minimizar las interrupciones al cambiar de presentador.
• Decidir un enfoque para capturar los comentarios. Por ejemplo, los equipos que utilizan el software Jira para sus trabajos pendientes pueden pedir a las partes interesadas que voten por las cuestiones completadas. Los equipos que utilizan Zoom pueden usar la función de chat para hacer preguntas, y el propietario del producto puede abrir salas de debate después de la demostración si se necesitan discusiones más largas. Los equipos también pueden pedir a las partes interesadas que añadan comentarios a la historia de usuario para obtener una pequeña retroalimentación, o utilizar un canal de Slack para capturar comentarios generales.
• Finalizar las revisiones del sprint a tiempo. Esto es importante. Si una revisión se retrasa, considera la posibilidad de cerrar la reunión y grabar las partes restantes de la demostración para que la gente las vea cuando tenga tiempo.
• Grabar siempre la reunión, para que los compañeros de equipo y las partes interesadas puedan verla después.

El objetivo es garantizar que todos los participantes encuentren valor en unirse a las revisiones del sprint, y esto requiere facilitar una reunión híbrida eficiente.

Discutir las mejoras en las retrospectivas de los sprints

Una vez que se ha acordado un formato para llevar a cabo las revisiones de los sprints híbridos, los equipos deben utilizar sus retrospectivas para discutir las mejoras. Esto es de vital importancia en las organizaciones más grandes, donde es poco probable que un enfoque único para todos sea óptimo, pero tampoco lo es dejar la responsabilidad totalmente en manos de los equipos de scrum para aprender las mejores prácticas.

Por ejemplo, si una revisión ha sido demasiado larga o una historia no ha tenido una buena demostración, ¿cómo puede el equipo prepararse y demostrar mejor en el futuro? Si las partes interesadas no están proporcionando suficiente retroalimentación, ¿qué cambios en las comunicaciones, procesos o herramientas podrían ofrecer mejoras?

Las retrospectivas también ofrecen una oportunidad aún más importante para mejorar las prácticas de trabajo híbrido, aumentar la satisfacción de los compañeros de equipo y discutir cuestiones de equilibrio entre el trabajo y la vida privada.

Ravs Kaur, CTO de Uplevel, dice que los equipos de scrum deberían ampliar el alcance de sus debates en las retrospectivas. Afirma que "el examen de la salud del proyecto y los logros técnicos suelen estar en primer plano en la mayoría de las retrospectivas de los sprints, pero el éxito no se refiere únicamente al producto. Para tener éxito a largo plazo, las personas que construyen el software también deben estar sanas".

Kaur ofrece estas preguntas y recomendaciones. "¿Estaba el equipo quemado durante el sprint? ¿Hubo una cantidad insostenible de cambios de contexto? El coste humano de la productividad debería ser una parte importante a la hora de decidir si el sprint fue un éxito o no. Puede que hayas cumplido tus objetivos del sprint, pero ¿está tu equipo satisfecho?"

Estas son preguntas importantes en las que deben pensar los jefes ágiles, especialmente aquellos que buscan el trabajo híbrido como modelo para su organización.