La tecnología de colaboración evoluciona de cara al futuro poscovid

Aunque muchas organizaciones ya estaban planificando o implementando estrategias de transformación digital cuando se produjo la pandemia de COVID-19, esta situación provocó que estas empresas a aceleraran sus esfuerzos. Como el trabajo desde casa se convirtió en la norma, no en la excepción, las empresas se apresuraron a desplegar herramientas de colaboración para que los empleados pudieran trabajar juntos y seguir siendo productivos desde diferentes lugares.

Ahora, con la vuelta a la oficina y el trabajo híbrido en auge, las empresas deben considerar cómo será la colaboración en el mundo pospandémico. En el lugar de trabajo híbrido, las organizaciones están tratando de encontrar el equilibrio adecuado entre dar a los empleados remotos la flexibilidad que necesitan para ser productivos y garantizar que la tecnología también satisfaga las necesidades de los trabajadores en la oficina, según Megha Kumar, vicepresidenta de investigación de software y servicios en la nube de IDC. "Así que cuando se trata de herramientas de colaboración, las organizaciones se están dando cuenta de que necesitan establecer políticas en términos de cómo los empleados se relacionarán entre sí de manera efectiva".

Las empresas tienen que asegurarse de que, independientemente de dónde se encuentren los empleados o de los dispositivos que utilicen, tengan acceso a la información adecuada en el momento oportuno, señala Kumar. Y los proveedores de herramientas de colaboración están tratando de ampliar y mejorar las capacidades de sus productos para satisfacer las necesidades de estas organizaciones. Estos proveedores tienen que garantizar que los empleados de sus clientes puedan tener las mismas experiencias utilizando sus herramientas de colaboración en cualquier dispositivo.

Trabajo híbrido + colaboración = tensión

Existe una tensión en torno a la colaboración cuando se trata de trabajo híbrido, apunta Adam Preset, vicepresidente analista de tecnologías de experiencia del empleado en Gartner. Lo que las organizaciones han aprendido es que la tecnología que funciona cuando las personas son totalmente remotas debe modificarse o cambiarse cuando algunos trabajadores están en la oficina y otros trabajan fuera de ella.

Las reuniones híbridas son un gran ejemplo. Las plataformas de videoconferencia como Zoom, WebEx y Microsoft Teams funcionan bien si todos son remotos y todos aparecen en un rectángulo del mismo tamaño en una pantalla, lo que pone a todos en igualdad de condiciones. Las empresas han desarrollado las mejores prácticas y la etiqueta para garantizar que todo el mundo pueda participar, como animar a la gente a insertar nuevas ideas a través de la función de chat, según Preset.

Pero una vez que esa reunión a distancia se convierte en una reunión híbrida, las organizaciones vuelven a la dinámica anterior a la pandemia, excepto que ahora sólo unos pocos trabajadores están en la sala de reuniones, mientras que muchos más trabajan a distancia, añade.

"El anfitrión que dirija la reunión en la oficina necesita una tecnología que le permita ver a todos los que están a distancia lo más cerca posible del tamaño real", afirma Preset. El anfitrión de una reunión en la oficina también debe ser capaz de ver el contenido y las personas que participan, escuchar a todo el mundo y ver las demás señales digitales que transmiten las personas remotas.

"Eso puede significar que si están levantando la mano, ¿están utilizando la herramienta de levantamiento de manos?", afirma Preset. "Si alguien escribe algo en el chat, ¿hay alguna forma de que el anfitrión de la reunión lo vea en la pantalla grande o reciba una pequeña notificación de que se está produciendo una conversación en el lateral durante el transcurso de la reunión? Y así sucesivamente".

Las nuevas funciones del software de reuniones de vídeo pueden ayudar a que la experiencia de la reunión sea más igualitaria para todos. La Smart Gallery de Zoom, por ejemplo, utiliza la inteligencia artificial para crear un feed individual de cada asistente en la sala de reuniones, de modo que los participantes remotos puedan ver sus movimientos y expresiones faciales con mayor claridad.

Y el hardware actual de las salas de reuniones, como la cámara MeetUp de Logitech, ofrece funciones que favorecen la hibridación, como la capacidad de encontrar y encuadrar automáticamente a cada uno de los participantes en la sala, ajustes del nivel de sonido para voces más altas y más bajas, y otras mejoras para crear una mejor experiencia para los participantes remotos.

Este tipo de modificaciones tecnológicas en las reuniones son necesarias para que el trabajo híbrido tenga éxito a largo plazo.

Nuevas herramientas para nuevos tiempos

Las organizaciones también necesitan implementar tecnología que permita la colaboración con los trabajadores "sin escritorio" o "de primera línea", como los técnicos de campo, los conductores de camiones, los trabajadores de almacén, los empleados de tiendas y el personal médico, para que se sientan conectados, señala Josh Bersin, fundador y director general de The Josh Bersin Company, una empresa de consultoría de recursos humanos.

Los trabajadores sin escritorio suelen estar aislados de la intranet de la empresa, así como de las conferencias telefónicas y las sesiones de formación que ayudan a los miembros del equipo a mantenerse conectados. Es posible que estos trabajadores no tengan tiempo para asistir a una reunión o que no puedan interrumpir su trabajo para encontrar ordenadores de sobremesa con el último software de colaboración. En su lugar, suelen utilizar sus propios dispositivos móviles y aplicaciones, que no son muy seguras, para mantenerse conectados.

Por lo tanto, las empresas deben centrarse en mejorar la capacidad de los empleados sin escritorio para colaborar con sus compañeros de trabajo, independientemente de su ubicación. Una de las formas en que las empresas pueden hacerlo es implementando aplicaciones sin escritorio, según Bersin.

"Puede que su empresa no quiera que su teléfono personal sea su sistema educativo porque no es muy seguro", afirma. "Pero ahora hay aplicaciones [seguras], como WorkJam, que están diseñadas para las comunicaciones de extremo a extremo con personas que no tienen ordenadores. Y los grandes proveedores están tratando de averiguar cómo construir [esas aplicaciones] también". Microsoft, por ejemplo, ha añadido a su aplicación móvil Teams una serie de funciones dirigidas a los trabajadores de primera línea en los últimos años.

Con el fin de aumentar el compromiso entre todo tipo de empleados, el proveedor también ha lanzado recientemente una nueva aplicación social en el lugar de trabajo en su plataforma de experiencia de los empleados Microsoft Viva, llamada Viva Engage, una especie de red social para la empresa, dijo Bersin. La aplicación está disponible como un complemento para Microsoft Teams, que la empresa está posicionando como un centro de colaboración y comunicación.

Viva Engage, construida sobre la base de Yammer, la anterior herramienta de red social de Microsoft, permite a los trabajadores de toda la organización conectarse entre sí y con los líderes de la empresa "para encontrar respuestas a sus preguntas, compartir su historia única y encontrar pertenencia en el trabajo", según Microsoft. El objetivo de Viva Engage es ayudar a los empleados a sentirse más incluidos en el lugar de trabajo híbrido.

Otras herramientas que están surgiendo para impulsar la comunidad entre los trabajadores en diferentes lugares son las aplicaciones virtuales de refrigeración del agua, las plataformas de aprendizaje en línea y las herramientas de mensajería de vídeo asíncrona. Y varios de los principales proveedores de tecnología, como Cisco, Meta y Microsoft, están explorando el uso de entornos virtuales para reuniones y otros eventos.

"Acabo de hablar con los equipos de producto de Microsoft y sus planes son impresionantes", indica Bersin. "Microsoft Mesh for Teams, que saldrá a mediados del año que viene, te permitirá sustituir tu presencia en vídeo por un avatar, crear salas virtuales e implementar espacios 3D en Teams. Imagínese una feria comercial, una conferencia de aprendizaje o una experiencia de incorporación en 3D, todo ello basado en Teams. Tengo que creer que habrá un tsunami de interés por esta tecnología".