¿Qué es una oficina de gestión de proyectos (PMO)? La clave para normalizar su éxito

Definición de oficina de gestión de proyectos (PMO)

Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es un grupo, o unidad funcional, que establece, mantiene y aplica las prácticas, políticas y normas para estructurar y ejecutar proyectos dentro de una organización. Según el Project Management Institute (PMI), una PMO es esencial para las empresas que buscan centralizar y coordinar la gestión de proyectos a lo largo de su ciclo de vida.

"Una buena PMO impulsa la disciplina, la comunicación y la orquestación. Garantiza que se aporte valor a la organización", afirma Dave Wolf, director de la empresa de servicios profesionales KPMG, centrada en la transformación.  Debra Chin, profesional certificada en gestión de proyectos (PMP) y directora/consultora de programas de ROC Implementation & Management Group (ROCIMG), describe la PMO de forma más sucinta: "Es un punto centralizado que ayuda a gestionar proyectos".

Casi tres cuartas partes de las medianas y grandes empresas afirman contar con una PMO, según el informe 2022 State of the Project Management Office de PM Solutions, una empresa de servicios de gestión de proyectos. Además, el informe encontró que la mayoría de las PMO -alrededor del 83%- reportan a un vicepresidente o superior, con un 50% reportando directamente a un ejecutivo de nivel C, lo que indica la importancia estratégica de la PMO para las empresas hoy en día.

 

Funciones y responsabilidades de una PMO

La PMO tiene multitud de responsabilidades, según los expertos en gestión de proyectos y el PMI. Una responsabilidad clave es crear los procesos, herramientas, técnicas y políticas que se utilizarán para dirigir proyectos dentro de una organización. La PMO también establece normas sobre las aptitudes necesarias para que los gestores de proyectos puedan dirigirlos.

La PMO determina qué documentación se requiere para los distintos proyectos y vela por el cumplimiento de las prácticas y normas que ha establecido. La PMO también colabora con los responsables de negocio para priorizar los proyectos y garantizar que estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.

"Se aseguran de que todo el mundo es consciente de la dirección que sigue la empresa", afirma Ordonna Sargeant, directora de proyectos globales con certificación PMP para una empresa con operaciones en todo el mundo, profesora adjunta en el Metropolitan College de Nueva York y miembro del PMI.

La PMO también ayuda a definir y garantizar el cumplimiento del alcance, el calendario y el presupuesto de cada proyecto, así como a gestionar cualquier cambio necesario en estos tres elementos. El personal de la PMO también desempeña un papel fundamental de supervisión al identificar los problemas que surgen en los proyectos individuales o colectivos; a continuación, trabajan para resolver esos problemas y minimizar cualquier impacto negativo. Como explica Sargeant, "observan si surgen tendencias y vigilan cómo progresan las cosas en los distintos proyectos".

Además, la PMO garantiza que los equipos de proyecto dispongan de los recursos necesarios para el éxito; ofrece formación y orientación a los empleados de la PMO, así como a los trabajadores de toda la organización; y se comunica entre los equipos de proyecto y los líderes empresariales. Además, la PMO sirve de depósito centralizado de información relacionada con el proyecto, como informes de situación, riesgos identificados e interdependencias del proyecto.

Lo más importante, quizás, es su responsabilidad general, que consiste en garantizar que los proyectos aporten valor. La PMO trabaja con los patrocinadores empresariales de un proyecto para articular los resultados esperados, establecer métricas para medir el éxito e informar sobre los beneficios generados por el proyecto finalizado.

El informe de PM Solutions identificó las principales actividades de las PMO de alto rendimiento:

Facilitar el intercambio de recursos, herramientas, metodologías y técnicas.

Uso coherente de políticas, procedimientos y plantillas.

Comunicar el trabajo/progreso estratégico (escaladas, riesgos, beneficios)

Normalización de los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos

Alineación del trabajo con los objetivos estratégicos

Implantación y gestión de cuadros de mando y tarjetas de puntuación

Establecimiento de una disciplina de procesos y prácticas suficientemente justa

Interacción con unidades funcionales (finanzas, RRHH, TI)

Asesoramiento y apoyo a la alta dirección

 

Ventajas de una PMO

Una organización suele necesitar una PMO cuando el número y la complejidad de sus proyectos alcanzan un punto en el que los equipos de proyecto tienen dificultades para priorizar los recursos y normalizar las políticas, los procedimientos y las evaluaciones de riesgos en todos ellos, afirman los expertos.

Chin dice que una PMO tiene sentido cuando la organización necesita más visibilidad y coordinación en toda su cartera de proyectos, y añade que las PMO aportan la ventaja de dar una "mirada desde un nivel de 10.000 pies". "Las PMO tienen una visión de conjunto", añade.

Otros señalan otros beneficios que una PMO aporta a la organización, diciendo que la oficina ayuda a validar que los equipos están trabajando en los proyectos que apoyan las necesidades y objetivos empresariales; puede orquestar mejor la colocación de los recursos y secuenciar los proyectos para evitar cuellos de botella; y puede identificar, supervisar y gestionar mejor todos los elementos que apoyan los proyectos, así como los riesgos que presentan los proyectos.

 

Estructura y funciones de la oficina de gestión de proyectos

La estructura y las funciones de las PMO difieren según su tipo y las organizaciones a las que apoyan. Las PMO suelen estar dirigidas por un director responsable de garantizar la alineación del proyecto con los objetivos comerciales.

En organizaciones más grandes, los gerentes de programas o gerentes de programas de cartera pueden ser parte de la PMO para supervisar múltiples proyectos relacionados. De cualquier manera, los gerentes de proyectos desempeñan un papel clave para las PMO, ya que brindan liderazgo sobre proyectos individuales. Los coordinadores de proyectos, administradores y analistas son otras funciones que se pueden encontrar en una PMO.

Las PMO suelen residir dentro de la función de TI, dado el gran volumen de proyectos dentro de ese departamento.  Pero, como reveló el informe PM Solutions 2022 State of the Project Management Office, varía dónde residen las PMO en un organigrama y quién las supervisa. Wolf considera que el lugar donde reside la PMO es menos crítico que su capacidad para comprender lo que sucede dentro de la organización.

 

Elegir la PMO adecuada para su organización

Las PMO se diferencian según su enfoque para gestionar la función de gestión de proyectos de una organización y se pueden agrupar en los siguientes tipos de PMO comúnmente reconocidos:

Control: este tipo de PMO requiere un estricto cumplimiento de las políticas, prácticas, estándares, plantillas, herramientas y técnicas que ha establecido para garantizar la uniformidad en todos los proyectos dentro de la organización. Según Sargeant, las empresas de industrias altamente reguladas, así como las organizaciones donde los proyectos presentan altos niveles de riesgo, a menudo optan por implementar una PMO de control.

De apoyo: Fiel a su nombre, una PMO de apoyo proporciona mejores prácticas, plantillas y otros elementos para apoyar a los equipos de proyecto, ofreciendo capacitación, orientación y servicios para apoyar a esos equipos según sea necesario.

Directiva: La característica distintiva de una PMO directiva es su participación directa en la ejecución del proyecto; Los directores de proyectos de la oficina se involucran en cada iniciativa para dirigir las actividades necesarias para llevar el proyecto hasta su finalización, asegurando así un alto grado de coherencia de un proyecto a otro. De manera similar a la PMO controladora, una PMO directiva también se encuentra a menudo en industrias altamente reguladas y de alto riesgo.

Varias autoridades de gestión de proyectos ofrecen categorías adicionales entre las que las organizaciones pueden elegir al implementar una PMO. Por ejemplo, la firma de asesoría e investigación tecnológica Gartner divide las PMO en cuatro categorías: la PMO activista, la PMO de entrega, la PMO de cumplimiento y la PMO centralizada.

Otros dividen los tipos de PMO en categorías centralizadas y descentralizadas. Otro tipo de PMO comúnmente reconocido es la PMO empresarial (EPMO). Sargeant considera que una PMO empresarial es aquella que establece los estándares, procesos y enfoques de entrega (como las metodologías de gestión de proyectos) para toda la cartera de proyectos en toda la organización. Por lo general, tiene indicadores clave de desempeño (KPI) para toda la empresa y funciona como la autoridad de referencia para todo el trabajo del proyecto, explica. Una PMO empresarial puede funcionar como una PMO de control, de apoyo o directiva.

Los expertos en gestión de proyectos dicen que cada tipo de PMO tiene lo que algunos podrían percibir como ventajas, pero otros como desventajas. Por ejemplo, una PMO controladora apoya un fuerte cumplimiento de los estándares pero no es flexible, mientras que una PMO solidaria tiene flexibilidad pero tiene menos coherencia en toda la empresa.

Según los expertos, si estos son pros o contras dependen de la perspectiva de la empresa, razón por la cual dicen que los requisitos de una empresa deben dictar el tipo de PMO que implementa.

"No creo que exista una PMO única para todos", dice Chin, "por lo que, como organización, es necesario comprender lo que está tratando de lograr". Por ejemplo, una PMO de control sería una buena opción para una empresa de construcción que debe cumplir con una larga lista de requisitos de seguridad, afirma Sargeant. Por otro lado, una startup que valora la velocidad para la innovación y quiere tener la capacidad de girar rápidamente puede encontrar una PMO controladora demasiado restrictiva y probablemente estaría mejor con una PMO que la apoye.