¿Qué es Kanban? La herramienta de gestión del flujo de trabajo simplificada

Kanban ayuda a las empresas a concentrarse en tareas específicas hasta su finalización. Este sencillo sistema de gestión del flujo de trabajo es un método eficaz para fomentar la colaboración y la productividad.

equipo trabajo empresa

Kanban es un sistema de gestión de flujo de trabajo simplificado, destinado a lograr eficiencia y agilidad en el proceso de producción, y orientado a minimizar tiempos muertos, eliminar redundancias y reducir costos. Si bien se usa comúnmente en el desarrollo de software, Kanban se enfoca en la mejora gradual en cada área del negocio, no solo en las TI. Desarrollado en Japón por Toyota a principios de la década de 1940, Kanban no está diseñado para reemplazar la gestión de proyectos, ni actuar como una metodología de desarrollo. En cambio, se centra en mejorar los procesos que ya existen mediante la creación de una mejor estructura de flujo de trabajo.

A la hora de organizarse, Kanban también ayuda a limitar la cantidad de trabajos en curso (WIP) en su cartera de pedidos. Su objetivo es apoyar un liderazgo sólido, la transparencia de la organización, el trabajo en equipo, la comunicación abierta y la colaboración en la empresa. Con Kanban las organizaciones pueden visualizar tareas que no son tangibles, lo cual evita que las prioridades se pasen por alto, ayuda en el proceso de toma de decisiones y a ver dónde se encuentran en el proceso de desarrollo.

 

Tablero Kanban y tarjetas Kanban

Un tablero Kanban es la herramienta principal para una estrategia Kanban. Puede ser una pizarra física, como una pizarra blanca, o una pizarra virtual, que ayude a tu departamento a realizar un seguimiento de las tareas y visualizar el progreso. El progreso se realiza mediante tarjetas Kanban, que pueden ser tan simples como notas adhesivas, que se pueden mover, o tarjetas virtuales que se pueden arrastrar y soltar en varias columnas de tu tablero Kanban.

Cada etapa está representada por una columna en el tablero. Por ejemplo, la primera columna puede contener un "retraso" de tareas que deben realizarse, con otra columna para "hoy" o "esta semana", de donde se pueden extraer tareas para concentrarse en este momento. Las tareas en las tarjetas Kanban deben ser lo suficientemente pequeñas como para que no tarden semanas en completarse, pero no deben dividirse hasta el punto en que el tablero se llene de tarjetas. Las categorías comunes del tablero Kanban incluyen secciones para ideas, que luego se pueden mover a una columna para ideas seleccionadas o una para ideas descartadas. A partir de ahí, las tareas se pueden categorizar como "en progreso" o pasar a "listas" una vez que estén lo suficientemente completas para pasar al siguiente paso.

 

Metodología Kanban

La metodología Kanban se centra en etapas, que cuando se crean para un tablero Kanban, deben ser lo suficientemente simples, para así evitar complicar demasiado los pasos necesarios hasta completar cada tarea. Si bien cada organización es libre de elegir sus propias categorías para cada columna, la mayoría de los tableros Kanban incluirán las siguientes etapas:

En espera: esta columna generalmente incluye la acumulación de tareas que están a la espera de que se abra el tiempo libre; una vez que lo hace, la tarea puede cambiarse a una columna para las tareas específicas de hoy o cambiarse a la columna "en curso".

En curso: esta columna contiene todas las tareas en las que se está trabajando actualmente. A veces también se hace referencia a esto como la columna de "hacer". Tan pronto como elija una nueva tarea para trabajar, se moverá a esta columna mientras esté trabajando en ella.

Completado: una vez que se completa una tarea, se mueve a una columna final "completada".

Bloqueado: si una tarea no se puede completar o su progreso se detiene o pausa por algún motivo, se mueve a una categoría "bloqueada" o "en espera" hasta que se pueda retomar.

Cada categoría o columna de tu tablero Kanban debe tener sus propias políticas establecidas o "reglas hechas" (requisitos que deben cumplirse antes de que un elemento se mueva a otra columna en el tablero). Estas reglas mantienen el tablero estructurado y aseguran que todos tengan muy claro cuándo mover elementos a otra columna. Por ejemplo, se puede crear una política para una columna en la que nada pueda pasar a otra, a menos que haya sido probado por un equipo específico, o hasta que haya sido visto por personas específicas en la empresa.

 

Las seis reglas de Kanban

Toyota ha establecido seis reglas principales de Kanban, que todavía son seguidas por la empresa a día de hoy. Estas reglas ayudarán a mantener una empresa con la mentalidad necesaria para conseguir una gestión de productos exitosa:

Nunca avanzar con productos o temas defectuosos: detectar los defectos lo antes posible es fundamental para la gestión de lo que es residual o desechable. Retirar un producto, antes de que pueda avanzar más en el proceso de desarrollo, asegurará que cualquier defecto encontrado pueda remediarse rápidamente y al menor costo posible.

Coger solo lo que se necesita: es importante producir solo lo que se solicita para ayudar a evitar el desperdicio o las pérdidas de tiempo. Para lograr esto, es necesaria una sólida comprensión de los requisitos antes de iniciar el desarrollo.

Produce la cantidad exacta requerida: para evitar lo que es innecesario, se debe crear solo la cantidad de productos, servicios o recursos específicamente necesarios para avanzar hacia el siguiente paso. Crear más de manera innecesaria agota los recursos; hacer muy poco crea retrasos en el proceso. Ambos extremos pueden costarle dinero a la empresa.

Nivelar la producción: un objetivo principal de Kanban es crear constantemente la cantidad de bienes para satisfacer la demanda de los clientes a un ritmo constante y predecible. El equilibrio en la producción puede ayudar a garantizar que se va a poder satisfacer, de manera constante, las demandas de los clientes sin producir en exceso, ni generar trabajo innecesario en el proceso.

Afinar la producción: Si la mejora del proceso no se consigue nunca, se deberá evaluar constantemente cómo se pueden afinar estos procesos para eliminar esfuerzos innecesarios, aumentar la velocidad y garantizar la consistencia del trabajo. Siempre se deben buscar formas de modificar los procesos para hacerlos más ágiles y eficientes.

Estabilice y racionalice el proceso: una vez que se haya establecido el proceso más eficiente posible, es importante documentar esos estándares y asegurarse de que el proceso permanezca estable y predecible a medida que este se repite.

 

Kanban contra Scrum

Los software Kanban y Scrum comparten muchas similitudes en lo que se refiere a estrategias de mejora del flujo de trabajo: ambos se basan en sistemas de "extracción", que se centran en sacar los elementos del trabajo pendiente y completarlos lo más rápido posible. Pero una vez que se extraen las tareas del trabajo pendiente, Kanban y Scrum difieren significativamente.

Scrum se enfoca en "sprints" o trabajos a corto plazo, que comienzan con una reunión de planificación para decidir qué tareas son prioritarias para ese período de trabajo de dos semanas. Los equipos de desarrollo y producto solo pueden concentrarse en los elementos extraídos durante la reunión de planificación para ese sprint de dos semanas; todo lo demás se pospone hasta que se completa el sprint. Al final, hay una revisión del “sprint” para ver qué funcionó y qué debe cambiarse. Luego, el proceso comienza nuevamente con nuevos requisitos o tareas reservadas durante la última reunión de planificación.

Kanban utiliza un método de asunción de tareas y también implica evaluaciones periódicas y retrospectivas, pero no sigue el sprint de dos semanas que utiliza Scrum; en cambio, Kanban es un proceso continuo en el que las tareas se asumen cada vez que el equipo tiene el capacidad para realizar otra tarea. También hay límites predeterminados para la cantidad de "trabajos en curso" que puede tener un equipo, generalmente en función de la cantidad de personas y recursos disponibles

 

Herramientas y software Kanban

Hay muchas herramientas y software de Kanban disponibles para las empresas que desean administrar virtualmente su flujo de trabajo. Las empresas podrían utilizarlos en lugar de un tablero Kanban “físico” o conjuntamente con uno. Estas herramientas ayudan a los equipos a realizar un seguimiento del progreso de las iniciativas, y pueden ayudar a todos a visualizar las tareas paso a paso. Hay varias opciones disponibles en el mercado, pero algunas de las herramientas de Kanban más populares, se incluyen también las mismas herramientas:

Asana

GitScrum

KanFlow

Kanbanize

com

nTask Board Odoo

Trello

Workzone

Workfront

Wrike

ZenHub

 

Kanban; trabajos y salarios

El salario promedio de los empleados que informan tener habilidades Kanban es de  117.000 dólares por año en el mercado laboral anglosajón, según datos de PayScale. Kanban es una habilidad relevante para gran variedad de trabajos en la gestión de proyectos y productos. Según PayScale, estos son los salarios promedio conocidos para puestos de trabajo populares con habilidades Kanban oscilan desde los  80.000 dólares al año como Gerente de Producto de Software, hasta los 123.333 dólares anuales, como máximo Responsable en Gestión de RRHH.



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