¿Es realista el concepto de una oficina 'sin papeles'?
El 77% de los españoles afirma que las impresoras son una herramienta vital en su trabajo, y el 87% cree que su empresa debe seguir invirtiendo en esta tecnología.
La digitalización y el entorno 2.0 han invadido de forma creciente el lugar de trabajo, y muchos han augurado una progresiva desaparición del papel en la oficina. Sin embargo, la realidad no solo indica que los documentos impresos se siguen usando de forma diaria, sino que se sigue considerando que las impresoras son una herramienta vital para trabajar de forma eficiente. De hecho, el 82% de los trabajadores españoles considera que el concepto de “oficina sin papeles” no es realista en la actualidad según un estudio de FTI y Epson Europe.
Actualmente, el 96% de las oficinas cuenta con una impresora, y que la mitad del 4% restante tiene la intención de adquirir una. El 89% de los españoles imprime como mínimo una vez al día, y la media de documentos impresos es de 23, según los datos recogidos.
Los documentos impresos tienen una incidencia relevante en la eficiencia de los procesos de trabajo dentro de una oficina. Según el estudio, un 87% de los encuestados españoles asegura que la imposibilidad de imprimir afectaría a la productividad de su compañía, y que esta podría llegar a disminuir en un 25%. Este hecho se explica sobre todo por la mayor probabilidad de cometer errores al editar documentos electrónicos en lugar de documentos impresos, algo que afirma el 65% de los trabajadores. No resulta extraño, pues, que un 87% de los encuestados pida a su compañía que siga invirtiendo en tecnología de impresión y lo considere una de las prioridades para seguir llevando a cabo su trabajo de forma eficiente.
“El estudio evidencia que la presencia de los documentos en papel sigue teniendo una larga vida por delante, ya que en muchos aspectos es un soporte preferido al digital, por ejemplo para leer, modificar, compartir o archivar información, así como en su uso para documentos legales o contratos. De ahí que el 75% de los trabajadores españoles prefiera trabajar con documentos impresos que con documentos electrónicos”, ha afirmado Rob Clark, vicepresidente senior de Epson Europe.
El estudio también revela que los documentos más impresos en las oficinas españolas son los informes y folletos (19%), así como los archivos adjuntos de los correos electrónicos (19%). Los correos electrónicos (12%) y las hojas de cálculo (11%) están justo por detrás.
“La realidad es que las organizaciones no solo necesitan las impresoras para ayudar a sus trabajadores a trabajar de forma más productiva, sino también para alcanzar mayores beneficios medioambientales”, ha destacado Clark.
