7 errores de delegación de TI que debes evitar

Los CIO están cargados con demasiadas responsabilidades para que una sola persona las maneje de manera competente o productiva por su cuenta. Por eso es importante saber cómo delegar tareas de manera eficiente a miembros del equipo cuidadosamente seleccionados .

Desafortunadamente, muchos CIO son reacios a asignar una tarea importante a un subordinado, creyendo que el trabajo puede no ejecutarse adecuadamente o, peor aún, estropearse por completo. Sin embargo, estas preocupaciones a menudo no tienen fundamento, ya que es probable que la persona designada ya haya demostrado su capacidad para manejar con éxito cargas de trabajo críticas.

Aún así, pueden ocurrir errores. Si una tarea importante se delega a la persona equivocada, o por la razón equivocada, una asignación crítica puede fallar parcial o completamente. Para asegurarse de que cada tarea asignada se cumpla de manera eficiente y sin problemas, es importante evitar los siguientes siete errores comunes de delegación.

 

1. Entrega de tareas a personal no cualificado o sin preparación

Uno de los mayores escollos de la delegación es entregar un trabajo a una persona que carece de las habilidades necesarias para completar con éxito el trabajo. Recuerde que la responsabilidad siempre termina contigo, como líder y delegador.

“Eres tú quien es responsable del resultado, y si la calidad es deficiente, se reflejará negativamente en ti y, en el peor de los casos, podría resultar en una interrupción o un incidente cibernético”, dice Jeff DeVerter, evangelista jefe de tecnología de la firma de computación en la nube Rackspace. 

DeVerter dice que es un gran defensor del sistema de aprendices, que une a los miembros del equipo junior con expertos senior que se asegurarán de que todo el trabajo asignado esté a la altura. Agrega que el enfoque también ayuda a desarrollar el trabajo en equipo mientras derriba el muro que separa a los empleados recientes de los profesionales experimentados.

 

2. Delegar más allá de tu supervisión directa

Los líderes de TI deben evitar cualquier delegación que ceda autoridad a una parte no supervisada. La delegación no exonera de responsabilidad.

“Si un líder delega en un partido sobre el que no tiene autoridad directa, crea un escenario en el que hay responsabilidad sin control”, explica Andrew Riem, vicepresidente de TI de Euna Solutions, un proveedor de soluciones basadas en la nube para organizaciones del sector público. “También puede verse como 'conseguir que otra persona haga su trabajo', lo cual es perjudicial para su credibilidad y respeto como líder”.

Delegar es una habilidad que exige seguridad y confianza por parte de cualquier líder que busque convertirse en mentor y no simplemente descender a la microgestión, afirma Riem.

 

3. Delegar solo tareas menores

Asignar solo tareas y responsabilidades de nivel inferior indica una falta de confianza en los miembros del equipo. También evita que su personal enfrente desafíos del mundo real y asuma responsabilidades cada vez mayores.

“Esto puede llevar a los empleados a buscar mejores alternativas para aprender, crecer y avanzar en su carrera en otros lugares”, advierte Ola Chowning, socia de la firma de investigación y asesoría tecnológica ISG.

Una de las habilidades más importantes que deben dominar los profesionales de TI es la creación de relaciones, dice Chowning. Ella observa que los CIO y sus equipos a menudo son llamados a trabajar con grupos de diversas partes interesadas para llegar a decisiones que todas las partes puedan respaldar.

“Esto a menudo requiere habilidades tanto de influencia como de negociación, con más de un toque de inteligencia emocional real”, explica Chowning. “Estas son las cualidades de liderazgo que debemos buscar para habilitar en nuestros subordinados para ayudarlos a prepararse para roles de liderazgo más senior y para quitar el trabajo verdaderamente impactante del plato del CIO”.

 

4. Delegación de la supervisión de tareas de misión crítica

Los líderes de TI deben evitar delegar la supervisión de tareas críticas para el negocio, especialmente aquellas propensas al uso indebido o malversación, aconseja George Gerchow, CSO y vicepresidente senior de TI en Sumo Logic, una empresa de análisis de datos de máquinas basada en la nube. Como ejemplo, Gerchow señala el pedido de activos y la gestión de inventario,

El uso indebido puede surgir cuando un líder de TI no está directamente involucrado en el programa de gestión e inventario de activos, y puede conducir al desperdicio de hardware e incluso a posibles robos internos, advierte Gerchow. "Si la gestión de activos no cuenta con la supervisión adecuada, también puede conducir potencialmente a la exposición de datos confidenciales, ya que se pueden pasar por alto pasos críticos de borrado de datos".

Gerchow recomienda implementar un sistema de aprobación para la incorporación y el retiro de activos de TI. "Tener un balance de las auditorías y aprobaciones de TI y de InfoSec".

 

5. Proporcionar instrucciones crípticas

No proporcionar instrucciones claras y concisas al asignar una tarea puede generar frustración y fracaso. No es raro que un líder de TI, abrumado con múltiples proyectos, delegue apresuradamente una tarea sin delinear claramente el resultado deseado o proporcionar objetivos y plazos específicos, dice Richard Baker, CTO del proveedor de soluciones administradas TWC IT Solutions.

La falta de claridad puede tener graves consecuencias. “Las instrucciones poco claras crean un caldo de cultivo para los malentendidos y el desperdicio de recursos”, explica Baker. En tales situaciones, los miembros del equipo perderán un tiempo precioso tratando de descifrar lo que se espera de ellos, solo para descubrir que se han desviado del rumbo. “La frustración y la desmotivación resultantes pueden ser perjudiciales para la cohesión del equipo y la moral individual”, señala. Además, la ausencia de instrucciones claras abre la puerta a errores o resultados deficientes, lo que en última instancia socava la productividad del equipo y la calidad de la producción.

Al delegar tareas, los líderes de TI deben proporcionar a los miembros del equipo instrucciones detalladas y bien definidas. “Al comunicar claramente el resultado deseado, los objetivos específicos, los plazos y otra información relevante relacionada con la tarea o el proyecto, los líderes pueden preparar a su equipo para el éxito”, dice Baker. “Además, establecer un canal abierto de comunicación, donde los miembros del equipo pueden buscar aclaraciones o hacer preguntas, garantiza que todos estén en sintonía y entiendan sus responsabilidades”.

Las instrucciones claras brindan a los empleados un marco sólido en el que pueden operar y tomar decisiones informadas. “Les ayuda a comprender las expectativas, alinear sus esfuerzos en consecuencia y trabajar de manera más eficiente para lograr los resultados deseados”, explica Baker. La probabilidad de malentendidos o errores se reduce considerablemente cuando los miembros del equipo tienen una comprensión integral de lo que se requiere de ellos. “Además, las instrucciones claras fomentan un ambiente de trabajo positivo y de apoyo, elevando la moral y la motivación entre los miembros del equipo, lo que en última instancia conduce a una mayor colaboración y éxito”.

Baker agrega que al establecer expectativas claras, mantener canales de comunicación abiertos y empoderar a los miembros del equipo, los líderes de TI pueden delegar tareas y proyectos de manera efectiva mientras cultivan un entorno de trabajo colaborativo y próspero.

 

6. Delegación parcial de tareas

Un gran error de delegación es delegar tareas mientras se continúa con la microgestión, sin dar a los miembros del equipo la autoridad y autonomía necesarias para ejecutar completamente su trabajo.

Una vez que se ha delegado una tarea, entrometerse nunca es una buena idea, dice Jesse Stockall, arquitecto jefe del desarrollador de software Snow Software. “Cuando un líder todavía está muy involucrado en una tarea, anula el propósito de delegar”, señala. “La persona que recibe la tarea seguirá haciendo la mayor parte del trabajo, pero con una fuerte supervisión no tendrá la oportunidad de desarrollarse y crecer”.

Los líderes confiados brindan las medidas de protección y los puntos de control necesarios para evitar posibles fallos catastróficos, al tiempo que brindan un grado de autonomía a la persona que maneja la tarea. El ancho de las barandillas se puede ajustar de acuerdo con la experiencia del individuo y su historial de éxito, dice Stockall.

Stockall explica que el objetivo debe ser empoderar a los miembros del equipo para que se apropien de su trabajo y acepten la responsabilidad, sin importar el resultado. “Esto, a su vez, libera a los líderes para que se concentren en otras actividades”, explica.

 

7. Negarse a delegar

Quizás el mayor error de delegación es no delegar nunca. “Esto puede generar agotamiento, ineficiencia y oportunidades perdidas”, advierte Brenton Thomas, fundador de la agencia de marketing digital Twibi. Además, cuando un líder de TI se niega rotundamente a delegar, es posible que no tenga tiempo para concentrarse en tareas más importantes, lo que puede conducir a una ineficiencia persistente. “También pierden la oportunidad de desarrollar las habilidades y destrezas de los miembros de su equipo”, agrega.

La solución es delegar tareas de forma inteligente y eficaz. “Esto significa dar a los miembros del equipo las tareas correctas, proporcionarles los recursos necesarios y establecer expectativas claras”, dice Thomas. “También significa estar dispuesto a soltar el control y confiar en que los miembros de su equipo pueden hacer el trabajo”.