Cinco beneficios clave de la automatización del flujo de trabajo

Los procesos de transformación digital de las empresas pecan, en ocasiones, de arribistas al intentar construir la casa por el tejado. De nada sirve implantar tecnología de vanguardia en el seno de las corporaciones si los procesos todavía son arcaicos. Las tareas manuales tediosas, los flujos de trabajo engorrosos o los fallos de comunicación pueden llegar a ser grandes espinas en el costado de cualquier empresa. Las tareas onerosas reducen el techo de la productividad potencial de una empresa, aumentan la fatiga de los empleados y, a menudo, acaban repercutiendo en los clientes. Sin embargo, los últimos avances en materia de automatización de flujos de trabajo pueden suponer una baza estratégica tal y como aseveran desde Appian. Así es como pueden ayudarte.

Ahorro de costes

La optimización de los costes es crucial para las empresas; sin embargo, según apunta Gartner, solo el 43% de los líderes empresariales logran el nivel de ahorro que se propusieron en su primer año de reducción de costes. Esto se debe, según la firma de análisis, a una mala planificación y a los recortes presupuestarios que no brindan un retorno (ROI, por sus siglas en inglés) a corto plazo. A esto se debe añadir que solo el 6% de las empresas logran invertir constantemente en su crecimiento sin añadir complejidad a las operaciones y sobrecargar, por tanto, a la empresa. Precisamente en este punto es donde la automatización puede demostrar ser un activo vital al fomentar el crecimiento y reducir la complejidad al mismo tiempo.

El ahorro de costes inducido por la automatización toma forma de varias maneras. Primero, con la automatización adecuada del flujo de trabajo, las empresas simplemente se vuelven más productivas. Pueden ampliar las operaciones o servir mejor a los clientes existentes. Un estudio de Forrester señaló que al implementar una solución más amplia de gestión de procesos comerciales y de código bajo, que incluía capacidades de automatización del flujo de trabajo, las empresas disfrutaron de un ROI del 389%.

En segundo lugar, la capacidad de entretejer varias aplicaciones en un flujo de trabajo optimizado a menudo permite a las empresas eludir las soluciones heredadas. La eliminación de soluciones antiguas ayuda a las empresas a simplificar sus carteras tecnológicas. De hecho, los costes de la cartera de aplicaciones se han reducido hasta en un 50% cuando se implementan flujos de trabajo automatizados. Siguiendo esta misma línea, apunta Forrester, al igual que los costes de cartera, los costes de desarrollo se pueden reducir a la mitad mediante el uso de herramientas de automatización de flujo de trabajo de bajo código.

Ahorro de tiempo

El dinero no es lo único que se desperdicia debido a procesos ineficientes. A lo largo de la jornada, las horas que trabajan los empleados se consumen en tareas repetitivas y automatizables. He aquí un ejemplo: en un informe especial, Gartner estimó que el 30% del trabajo de contabilidad manual realizado para corregir errores antes de un cierre financiero podría evitarse mediante el uso de la automatización. Tendencias similares son válidas en muchas otras funciones comerciales. En pocas palabras, los procesos manuales y las tareas tediosas consumen tiempo innecesariamente y son perjudiciales para cualquier empresa. Por lo tanto, no sorprende que Gartner prediga que el 69% del trabajo rutinario realizado por los gerentes estará completamente automatizado para 2024.

Con la solución adecuada, las empresas pueden mejorar la eficiencia de los empleados en 7800 horas al año. Estos beneficios evidentes están impulsando una mayor adopción: desde el comienzo de la pandemia, el 67% de las empresas han acelerado sus esfuerzos de automatización. Y en este sentido, las empresas que no tomen este sendero pueden acabar teniendo dificultades a la hora de ser competitivas.

Gobernanza, riesgo y cumplimiento

Vivimos, hoy en día, en un mundo globalmente conectado donde las organizaciones trabajan más allá de las fronteras con innumerables socios y bases de clientes.  Dada la miríada de regulaciones vigentes, el cumplimiento puede parecer una tarea ardua y costosa; sin embargo, el coste del incumplimiento es mucho mayor. El coste promedio para las organizaciones que optan por el incumplimiento regulatorio es, según informa Appian, de 9,4 millones de dólares, casi el triple del coste promedio de mantener el cumplimiento en primer lugar.

Más allá del cumplimiento propiamente dicho existen otras preocupaciones como el coste asociado de cumplir con los estándares de seguridad necesarios, algo que no deja de sumar presión a las empresas. Cumplir con estos estándares es, no obstante, crucial. Security Magazine descubrió que el 80% de las organizaciones globales esperan experimentar una brecha de seguridad que afecte los datos de los clientes durante el próximo año. Sin embargo, hay buenas noticias al respecto: con herramientas de automatización adecuadas, las preocupaciones en torno a la seguridad y al cumplimiento pueden desaparecer.

Trabajar a través de una única plataforma de automatización que registra acciones automáticamente implica poder registrar y revisar fácilmente datos críticos. Esto mejora enormemente la auditabilidad y ayuda a garantizar que cada paso de su proceso cumpla totalmente con las regulaciones actuales. Asimismo, ofrecerán análisis de procesos automáticos y fáciles de leer. Estos no solo ayudarán a optimizar continuamente los flujos de trabajo, sino que también simplificarán enormemente los esfuerzos de cumplimiento en curso. Del mismo modo, la automatización de procesos a través de una única plataforma que cumple con los estándares de seguridad existentes significa que los usuarios pueden sentirse seguros sabiendo que la plataforma está reduciendo activamente el riesgo de ciberseguridad.

Comunicación simplificada y mejorada

Los beneficios de la colaboración tienen un impacto más allá de la competitividad: el 75% de las empresas con altos niveles de colaboración intencional también informan tener altos niveles de innovación. La automatización del flujo de trabajo mejora la colaboración al proporcionar herramientas de diseño visual simplificadas que le permiten integrar a los empleados de diferentes equipos en el mismo proceso sin problemas. Con sistemas de notificación automatizados y flujos de trabajo claramente diseñados, los miembros del equipo se etiquetan solo cuando se los necesita y entienden de inmediato lo que deben hacer.

Automatización en todos los ámbitos

El quinto beneficio de la automatización del flujo de trabajo realmente versa sobre el alcance de cada punto anterior. La automatización del flujo de trabajo es flexible y cada uno de los primeros cuatro beneficios discutidos puede afectar a toda la empresa. Cuando se hace bien, la automatización puede simplificar enormemente cualquier proceso comercial, incluidos algunos procesos más complejos que requieren el pensamiento humano. Con la automatización, los empleados de todos los departamentos pueden usar sus habilidades únicas para un trabajo más gratificante, mientras que la automatización se ocupa de las tareas onerosas y repetitivas.

Se debe respetar el tiempo (y el talento) de los empleados. Esto significa permitirles, cuando sea posible, dedicar su energía al trabajo innovador que requiere juicio emocional o cognición de nivel superior. En la industria tecnológica, una encuesta reciente refrenda que el 83% de los desarrolladores han experimentado agotamiento, con un 47% culpando a las grandes cargas de trabajo y otro 31% culpando a los procesos ineficientes. Impulsar la automatización en la estructura de los procesos de la empresa puede resolver estos problemas tanto reduciendo las cargas de trabajo y suavizando los procesos ineficientes.