Gestión ágil de proyectos: principios, beneficios, herramientas y consejos

La gestión ágil de proyectos es una metodología utilizada principalmente en el desarrollo de software que favorece la flexibilidad y la colaboración, incorporando el feedback de los clientes durante todo el ciclo de vida del proyecto. La metodología adopta un enfoque iterativo para el desarrollo, dividiendo el trabajo en ciclos pequeños y manejables llamados "sprints" para centrarse en la mejora continua en el desarrollo de un producto o servicio.

Además de enfatizar el desarrollo iterativo, en el que cada sprint resulta en un incremento potencialmente entregable, la gestión ágil de proyectos incorpora equipos multifuncionales que trabajan en estrecha colaboración con las partes interesadas en un proceso que permite ajustes a medida que los requisitos evolucionan y formaliza ciclos de retroalimentación al final de cada fase.

 

Gestión ágil de proyectos versus gestión de proyectos tradicional

La gestión ágil de proyectos se diferencia de la gestión de proyectos tradicional, a menudo llamada en cascada, en varios aspectos. Mientras que la cascada sigue un enfoque más rígido y lineal en el que los requisitos se recopilan desde el principio, el énfasis de la gestión ágil de proyectos en el desarrollo iterativo permite adaptabilidad y flexibilidad a lo largo del camino. La metodología de sprint de Agile también difiere de la gestión de proyectos tradicional, que normalmente avanza en distintas fases, desde la recopilación de requisitos hasta la implementación.

El enfoque de Agile hacia los comentarios de los clientes también permite una colaboración más continua con las partes interesadas para alinear mejor los entregables con las necesidades del usuario final. Mientras que la cascada generalmente divide a los miembros del equipo en roles aislados, la gestión ágil de proyectos es multifuncional y los miembros del equipo a menudo asumen más de un rol distinto. Aunque la metodología ágil valora la documentación, no se le da tanta importancia como en la gestión de proyectos tradicional, para la cual la documentación suele ser muy detallada y preparada con antelación.

En comparación con la gestión de proyectos tradicional, la metodología ágil proporciona a los equipos de proyecto, patrocinadores, líderes de proyecto y clientes muchos beneficios específicos del proyecto, que incluyen:

 

• Implementación más rápida de soluciones
• Reducción de residuos mediante la minimización de recursos
• Mayor flexibilidad y adaptabilidad al cambio
• Mayor éxito a través de iniciativas más enfocadas
• Tiempos de respuesta más rápidos
• Detección más rápida de problemas y defectos
• Procesos de desarrollo optimizados
• Un marco más ligero
• Control óptimo del proyecto
• Mayor enfoque en las necesidades específicas del cliente
• Mayor frecuencia de colaboración y retroalimentación

 

Cuándo utilizar la gestión ágil de proyectos

Sin embargo, como ocurre con cualquier otra metodología, la metodología ágil no es adecuada para todos los proyectos y siempre se recomienda suficiente diligencia para identificar la  mejor metodología para cada situación única. La gestión ágil de proyectos es más eficaz cuando los requisitos de un proyecto no son totalmente discernibles desde el principio o es probable que evolucionen a lo largo de la duración del proyecto. También es una buena opción cuando se necesita retroalimentación periódica o sería beneficioso para alinear los entregables con las necesidades del cliente. La gestión ágil de proyectos también es una buena opción cuando el tiempo de comercialización es esencial o cuando se trata de proyectos de alta complejidad, ya que el enfoque iterativo y multifuncional de Agile permite a los equipos ofrecer soluciones más rápidamente mientras abordan los problemas a medida que surgen.

Es posible que Agile no funcione como se esperaba si un cliente no tiene claros los objetivos, el gerente del proyecto o el equipo no tienen experiencia o si no funcionan bien bajo una presión significativa. A lo largo del proceso de desarrollo, la metodología ágil favorece a los desarrolladores, los equipos de proyecto y los objetivos del cliente, pero no necesariamente la experiencia del usuario final. Debido a sus procesos menos formales y más flexibles, es posible que la metodología ágil no siempre sea fácilmente absorbida dentro de organizaciones más grandes y tradicionales donde existen cantidades significativas de rigidez o flexibilidad dentro de los procesos, políticas o equipos. También puede enfrentar problemas al usarlo con clientes que también tienen procesos o métodos operativos rígidos o en proyectos sujetos a regulaciones y documentación estrictas, aquellos con contratos y alcance fijos.

 

Los beneficios de la agilidad

Agile se desarrolló originalmente para la industria del software con el fin de agilizar y mejorar el proceso de desarrollo en un esfuerzo por identificar y ajustar rápidamente problemas y defectos. Proporciona una manera para que los desarrolladores y equipos entreguen un mejor producto, de una manera más rápida, a través de sesiones/sprints breves, iterativos e interactivos. En la era de la transformación digital, en la que muchas empresas migran a un lugar de trabajo digital, la metodología ágil es perfecta para las organizaciones que buscan transformar la forma en que gestionan proyectos y operan en su conjunto. Agile puede ayudar a garantizar la alineación metodológica y de procesos en toda la empresa. En términos de beneficios empresariales, tanto el lugar de trabajo digital como el ágil proporcionan:

• Mayor flexibilidad
• Productividad incrementada
• Mayor transparencia
• Entregables de mayor calidad
• Disminución del riesgo de objetivos perdidos
• Mayor compromiso y satisfacción de las partes interesadas

 

Principios ágiles de gestión de proyectos

Hay 12 principios clave que todavía guían la gestión ágil de proyectos en la actualidad:

1. La satisfacción del cliente es siempre la máxima prioridad y se logra mediante una entrega rápida y continua.
2. Los entornos cambiantes se adoptan en cualquier etapa del proceso para brindar al cliente una ventaja competitiva.
3. Un producto o servicio se entrega con mayor frecuencia.
4. Las partes interesadas y los desarrolladores colaboran estrechamente a diario.
5. Todas las partes interesadas y miembros del equipo permanecen motivados para obtener resultados óptimos del proyecto, mientras que los equipos reciben todas las herramientas y el apoyo necesarios y se confía en ellos para lograr los objetivos del proyecto.
6. Las reuniones cara a cara se consideran el formato más eficiente y eficaz para el éxito del proyecto.
7. Un producto final funcional es la medida definitiva del éxito.
8. El desarrollo sostenible se logra a través de procesos ágiles mediante los cuales los equipos de desarrollo y las partes interesadas pueden mantener un ritmo constante y continuo.
9. La agilidad se mejora mediante un enfoque continuo en la excelencia técnica y el diseño adecuado.
10. La simplicidad es un elemento esencial.
11. Los equipos auto organizados tienen más probabilidades de desarrollar las mejores arquitecturas y diseños y cumplir con los requisitos.
12. Los equipos utilizan intervalos regulares para mejorar la eficiencia mediante el ajuste de comportamientos.
     

Obstáculos organizacionales para la adopción ágil

Las organizaciones que buscan adoptar la metodología ágil para la gestión de proyectos pueden encontrarse con una serie de obstáculos comunes, como los siguientes:

Una estructura o cultura empresarial que no respalda adecuadamente la metodología ágil: aunque los equipos de proyecto pueden estar preparados para el desarrollo ágil, es posible que el resto de la empresa no esté a bordo. Los patrocinadores, ejecutivos y líderes funcionales también deben aceptar y apoyar la metodología ágil para que sea verdaderamente eficaz.

Comprensión poco clara del impacto en los objetivos comerciales generales: simplemente ejecutar proyectos utilizando una metodología ágil no es suficiente para obtener los beneficios deseados. Los proyectos aún se pueden ejecutar de maneras que no proporcionen a toda la empresa los resultados que ayuden a lograr un crecimiento sostenible. La alineación estratégica sigue siendo crítica.

Ciclos de prueba apresurados: los sprints pueden crear el riesgo de ciclos de prueba apresurados. En el proceso de intentar completar los sprints lo más rápido posible, los equipos pueden concentrarse más en la línea de tiempo y perderse aspectos simples del ciclo de prueba, lo que puede tener repercusiones potenciales significativas. Los defectos pueden pasar desapercibidos o detectarse demasiado tarde.

Habilidad ágil limitada: aunque la agilidad se está arraigando rápidamente, los mejores talentos ágiles pueden ser difíciles de encontrar y atraer. El talento ágil limitado significa beneficios limitados para las empresas que desean ejecutar proyectos utilizando esta metodología.

 

Metodologías ágiles populares

Dentro de ágil existen algunos  métodos frecuentemente utilizados o populares, siendo Scrum,  Kanban y Lean los más populares. Algunos métodos ágiles incluyen:

 

• Scrum
• Kanban
• Lean (LN)
• Modelo de desarrollo de sistemas dinámicos (DSDM)
• Programación extrema (XP)
• Crystal
• Desarrollo de software adaptativo (ASD)
• Proceso unificado ágil (AUP)
• Métodos cristalinos
• Entrega ágil y disciplinada
• Desarrollo impulsado por funciones (FDD)
• Scrumban
• RAD (Desarrollo rápido de aplicaciones)

 

Combinando ágil con otras metodologías

Existe la oportunidad de combinar metodologías ágiles con otras metodologías como la cascada para crear una solución híbrida. A veces, las empresas utilizan la cascada para manejar una o más fases, como la planificación, cuando éstas no requieren pasos rápidos o repetitivos. La planificación en particular requiere un enfoque más integral, metódico y a menudo más lento para definir, analizar y documentar aspectos de un proyecto. Esto hace que la cascada sea un mejor enfoque. Una vez que un proyecto entra en la fase de desarrollo, los cambios rápidos y repetitivos requieren un enfoque diferente y aquí es donde la agilidad entra en juego para ofrecer los mejores resultados en el menor tiempo.

Este enfoque híbrido ayuda a que la metodología ágil sea aún más adaptable dentro de diversas industrias o para adaptarse a la naturaleza más singular de un proyecto, producto o servicio. Nuevamente, se requiere la debida diligencia para determinar la idoneidad y capacidad de los diferentes métodos y procesos disponibles.

 

Gestión ágil de proyectos y Scrum

Scrum es un marco poderoso para implementar procesos ágiles en el desarrollo de software y otros proyectos. Este marco ampliamente adoptado utiliza iteraciones cortas de trabajo, llamadas sprints, y reuniones diarias, llamadas scrums, para abordar partes discretas de un proyecto en sucesión hasta que el proyecto en su totalidad esté completo. Hay tres roles clave dentro de Scrum: el  Scrum master, el propietario del producto y los miembros del equipo Scrum:

 

• El propietario del producto crea y prioriza un trabajo pendiente del producto (trabajo por hacer).
• Los equipos seleccionan elementos del trabajo pendiente y determinan cómo completar el trabajo.
• El trabajo debe completarse en un sprint (normalmente de dos a cuatro semanas).
• El Scrum Master se reúne brevemente con los equipos todos los días para recibir actualizaciones sobre el progreso.
• Las revisiones de sprint se realizan al final de cada sprint.
• El proceso comienza de nuevo hasta que se completa todo el trabajo o el trabajo pendiente.

 

Herramientas, plantillas y recursos ágiles de gestión de proyectos

También hay muchas plantillas disponibles de empresas como Microsoft que los directores de proyectos pueden utilizar en lugar de recrear la rueda. Éstos son sólo algunos de los muchos otros disponibles en Microsoft:

 

• Glosario ágil
• Guías de procesos ágiles
• Backlogs
• Utilice agile en Microsoft Project

Los proveedores de software de gestión de proyectos ágiles también suelen tener plantillas ágiles integradas en su software.

 

Software ágil de gestión de proyectos

Es probable que las empresas que utilizan la metodología ágil aprovechen el software orientado al desarrollo ágil para obtener todos los beneficios de esta metodología. Estas son sólo algunas de las soluciones ágiles disponibles:

Atlassian Jira + Agile: esta es una herramienta ágil de gestión de proyectos que admite Scrum, Kanban y metodologías mixtas. Este software de gestión de proyectos viene con un conjunto completo de herramientas que ayudan a los equipos Scrum a realizar eventos con facilidad.

Agilean: Agilean automatiza la gestión del flujo de trabajo para pequeñas y medianas empresas de TI que se adaptan a diferentes verticales. Es personalizable y tiene 50 plantillas integradas.

SprintGround: esta es una herramienta de gestión de proyectos creada para que los desarrolladores organicen el trabajo y les ayuden a realizar un seguimiento del progreso.

VersionOne: esta solución de gestión de proyectos está diseñada para admitir Scaled Agile Framework en todos los niveles.

 

Habilidades ágiles clave

Hay seis habilidades o atributos clave de gestión ágil de proyectos que todos los directores de proyectos deberían tener:

1. La capacidad de eliminar el trabajo innecesario y centrarse sólo en el trabajo esencial.
2. Buen juicio bajo presión y capacidad de mantener la calma bajo estrés.
3. Fuerte motivación y habilidad de coaching para guiar y apoyar a los equipos a lo largo de un proyecto.
4. Habilidades organizativas excepcionales para mantener todo en orden y priorizar.
5. La capacidad de pensar y tomar decisiones rápidamente cuando las circunstancias cambian rápidamente.
6. Un alto nivel de adaptabilidad para aceptar cambios y reducir confusiones y riesgos innecesarios.

 

Certificación y formación en gestión ágil de proyectos

A medida que la metodología ágil se acelera, también lo hace la demanda de profesionales con conocimientos y experiencia ágiles. Estos son los certificados centrados en la metodología ágil más populares para evaluar sus conocimientos.

 

• Gestión ágil de programas (AgilePgM)
• Gestión ágil de proyectos (AgilePM)
• Scrum Master Profesional (PSM)
• Propietario de producto Scrum profesional (PSPO)
• Gerente de Proyectos Ágiles Certificado
• SAFe Agilist
• Propietario de producto SAFe/Gerente de producto
• Maestro Scrum SAFe
• Scrum Master certificado (CSM)
• Propietario de producto Scrum certificado (CSPO)
• ICAgile Fundamentos ágiles (ICP)
• Propiedad ágil de productos ICAgile (ICP-APO)
• Facilitación de equipos ágiles ICAgile (ICP-ATF)
• Fundamentos de agilidad empresarial ICAgile (ICP-BAF)
• ICAgile Gestión ágil de proyectos y entregas (ICP-APM)
• Practicante certificado por PMI Agile (PMI-ACP)

 

El futuro de lo ágil

Dado que la competencia aumenta continuamente y el tiempo de comercialización también se reduce, la metodología ágil ofrece numerosos beneficios e inconvenientes limitados. A medida que más empresas adopten un lugar de trabajo digital que depende en gran medida de la velocidad, la flexibilidad y el aumento de la productividad, las metodologías ágiles o híbridas serán cada vez más necesarias. Su aplicación en múltiples industrias y su alineación con los beneficios que ofrece un modelo de lugar de trabajo digital indican que las tasas de adopción ágil seguirán aumentando en todas las industrias de todo el mundo.