Gestión de partes interesadas: la guía para influir en los resultados del proyecto

La gestión de las partes interesadas es vital para el éxito del proyecto. Cuando las personas clave están informadas y concentradas en su tarea, los proyectos se ejecutan sin problemas. Pero cuando se excluye a quienes se ven afectados o tienen un impacto en un proyecto, el proyecto puede desmoronarse.

Muchos directores de proyectos luchan por implementar una gestión eficaz de las partes interesadas, a pesar de su importancia. A menudo, se trata de una cuestión de arriba hacia abajo, empezando por el CIO.

"La TI no puede tener éxito sin una buena coordinación y gestión de las partes interesadas", afirma Barry Brunsman, director de asesoramiento de KPMG, una firma de servicios profesionales. Debido a esto, Brunsman y otros aconsejan a los CIO que sean intencionales en la gestión de las partes interesadas, desarrollen las habilidades necesarias para ser buenos en esta tarea y creen procesos para garantizar que el trabajo sea una parte integral de todos los proyectos de TI e iniciativas digitales.

"Es una cuestión clave que necesita atención, y un CIO puede y debe establecer el tono y las prácticas para una gestión eficaz de las partes interesadas", afirma Brett Tucker, profesor adjunto de gestión de riesgos cibernéticos en el Heinz College de la Universidad Carnegie Mellon.

La recompensa es significativa, ya que tener y ejecutar una estrategia sólida de gestión de partes interesadas puede mejorar drásticamente el desempeño individual, de equipo, de proyecto y de la empresa.

"Esta es una tarea que no debe ignorarse, porque si se ignora, es un riesgo para el éxito del proyecto", añade Tucker.

La siguiente es una guía de alto nivel para una gestión eficaz de las partes interesadas.

 

Definición de gestión de partes interesadas

La gestión de partes interesadas es un proceso para identificar, involucrar, organizar y mejorar las relaciones con cualquier individuo, grupo funcional o partes internas y externas que puedan verse afectados o tener un impacto en el resultado de un proyecto. Es un proceso continuo e intencional que debe dirigirse de acuerdo con un plan establecido que la organización debe ejecutar.

La gestión de las partes interesadas, que durante mucho tiempo fue importante para el éxito de los proyectos, se ha vuelto más crítica y desafiante en la era moderna. Esto se debe a que el número de partes interesadas en una iniciativa empresarial típica ha aumentado, y esas partes interesadas a menudo están hoy geográficamente dispersas, lo que hace que la comunicación, la coordinación y la colaboración sean más complejas de organizar.

"Vemos la creciente necesidad de relaciones más sólidas, aunque ahora a menudo son más difíciles de construir", dice Mike Shaklik, socio y director global de Asesoría para CIO de Infosys Consulting. "Hay que incorporar la disciplina de la gestión de las partes interesadas en la ejecución del proyecto, para poder hacer mejores preguntas, tener mejores conversaciones y, en última instancia, generar mejores resultados".

Es importante señalar también que la gestión de las partes interesadas implica mucho más de lo que sugiere el término “gestión”. La gestión de las partes interesadas tiene más que ver con asesorar, influir, dirigir, comunicar y coordinar con las partes interesadas que con gestionarlas realmente.

Como explica Samir Datt, líder de estrategia y arquitectura de tecnología global de la consultora Protiviti: “Para mí, la gestión de las partes interesadas, en su forma más básica, es tener la estructura, los procesos y las relaciones para asegurarnos de que obtengamos de las partes interesadas las prioridades importantes, riesgos y métricas necesarios para completar con éxito un proyecto. Se trata de poder definir el valor del proyecto, informar sobre el progreso y demostrar si un proyecto cumplió con las expectativas de las partes interesadas”.

 

Beneficios de la gestión de partes interesadas

Una gestión bien ejecutada de las partes interesadas ofrece numerosos beneficios. Éstas incluyen:

1. Identificación e inclusión de todas las partes interesadas: Las partes interesadas varían según el proyecto y no todas las partes interesadas tienen el mismo nivel de importancia para la ejecución y el éxito de un proyecto. Además, la necesidad de participación de las partes interesadas puede variar a medida que avanza el proyecto. Un buen plan de gestión de partes interesadas ayuda a los líderes del proyecto a identificar a todas las partes interesadas y determinar qué partes interesadas deben participar en qué etapas de la ejecución del proyecto. “Esas son preguntas fundamentales que deben responderse con precisión, porque si identificas a las personas equivocadas como partes interesadas, obtendrás información incorrecta, demasiada información o información contradictoria, y emprenderás un camino completamente equivocado. camino”, dice Te Wu, director ejecutivo y director de proyectos de PMO Advisory, profesor asociado en la Universidad Estatal de Montclair y profesional de gestión de proyectos (PMP) .

2. Mayor claridad y enfoque en las funciones: un plan de partes interesadas ayuda a los gerentes de proyecto a establecer expectativas realistas para cada tipo de parte interesada en cualquier proyecto determinado, mejorando así la claridad en torno a sus funciones.

3. Mayor productividad: las partes interesadas que entienden sus roles y los roles de los demás tienen más probabilidades de permanecer concentrados, lo que aumenta la productividad y aumenta las posibilidades de que el proyecto permanezca dentro del alcance desde el principio.

4. Mayor compromiso: un plan de gestión de partes interesadas bien pensado explica cómo un proyecto afectará a cada parte interesada, permitiéndoles comprender cómo la iniciativa completada podría beneficiarlos en sus funciones diarias. Esta información ayuda a involucrar a las partes interesadas, incluso si ya están atascadas con las tareas diarias.

5. Conocimientos mejorados para los líderes de proyectos: ese mayor compromiso significa que las partes interesadas están más dispuestas a compartir sus perspectivas sobre los proyectos, información que podría moldear mejor la dirección del proyecto y los planes para completarlo exitosamente. “Le ayuda, como mínimo, a infundir el conocimiento, las metas, los objetivos y las opiniones de las partes interesadas en lo que debe hacer”, afirma Wu.

6. Riesgo reducido: un plan de gestión de partes interesadas claramente desarrollado y ejecutado reduce el conflicto al proporcionar una mayor claridad y compromiso de las funciones. También ayuda a reducir otros tipos de riesgos para la ejecución exitosa del proyecto, ya que las partes interesadas involucradas están en mejores condiciones de sacar a la luz los desafíos y problemas que podrían presentar obstáculos. "La buena gestión de las partes interesadas es un mecanismo que le ayuda a identificar problemas potenciales más temprano que tarde y a tomar las medidas correctivas necesarias para ayudar a evitar que ocurran", señala Datt.

 

Proceso y plan de gestión de partes interesadas

La gestión de las partes interesadas implica varios componentes, que van desde identificar a las partes interesadas hasta determinar qué parte interesada requiere qué información y cuándo se necesita esa información. Cada componente es vital, y uno fluye hacia el siguiente como componentes esenciales para desarrollar un plan sólido de gestión de las partes interesadas.

 

1. Identificar las partes interesadas

Los gerentes de proyecto deben comenzar realizando un análisis de las partes interesadas para crear una lista de partes interesadas que deberían participar en el proyecto. Los hallazgos de este análisis deben documentarse en un registro de partes interesadas y deben incluir el nombre de la parte interesada, el rol actual de la parte interesada, el rol de la parte interesada en el proyecto, la información de contacto y su impacto en el resultado del proyecto. Aquí, se pueden utilizar herramientas de análisis de partes interesadas para ayudar a identificarlas y evaluar su importancia para el éxito del proyecto.

El registro de partes interesadas es una base que marca la pauta para todas las comunicaciones con las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este documento vital explica por qué se seleccionó a cada parte interesada y cuál es el propósito de esa parte interesada dentro del alcance del proyecto.

 

2. Identificar y documentar el papel y el impacto de cada parte interesada.

El registro de partes interesadas debe identificar el papel y el impacto de cada parte interesada. Para completar esta información, no sólo es necesario utilizar la información recopilada durante el análisis de las partes interesadas, sino también (idealmente) reunirse con las partes interesadas para determinar qué interés tienen en el proyecto, así como su influencia en su ejecución y resultado.

 

3. Priorizar a las partes interesadas

Después de realizar un análisis exhaustivo de las partes interesadas y documentar a cada persona y su papel en el registro de partes interesadas, es necesario priorizar a las partes interesadas en función de su participación requerida y la influencia esperada en el proyecto.

Los niveles de priorización son los siguientes:

Las partes interesadas de gran influencia y alto interés son partes interesadas que desempeñan un papel clave y tienen un gran impacto en el éxito de un proyecto, como los patrocinadores del proyecto o los líderes empresariales.

Las partes interesadas de gran influencia y poco interés pueden ser líderes secundarios que quizá no tengan actualmente un interés directo pero que pueden influir en el resultado de un proyecto.

Las partes interesadas de baja influencia y alto interés pueden desempeñar más bien un papel de tutoría y apoyo, por lo que no están directamente involucrados pero son capaces de movilizar a las tropas o desempeñar un papel disruptivo.

Es posible que las partes interesadas con poca influencia y poco interés no tengan un impacto en un proyecto y solo tengan un interés casual en cómo avanza el proyecto. Estas partes interesadas podrían trabajar en otros departamentos que no se vean directamente afectados por el proyecto.

 

4. Desarrollar un plan de comunicaciones para las partes interesadas.

La gestión eficaz de las partes interesadas requiere una comunicación integral con las partes interesadas. Esa comunicación debe involucrar a las personas adecuadas en el momento adecuado y debe transmitir la información correcta utilizando los canales de comunicación adecuados.

"Esto debería incluir cómo informar los hitos para garantizar que todas las partes interesadas estén informadas, de modo que si hay que tomar una decisión, tengan la información que necesitan para tomarla de manera oportuna", dice la gerente de proyectos de TI Krista Phillips, una certificada Profesional en gestión de proyectos y líder de capítulo regional del Project Management Institute (PMI).

El plan de comunicaciones del proyecto debe incluir:

• Una descripción del tipo de comunicación
• La frecuencia de las comunicaciones
• El formato (correo electrónico, persona a persona, teléfono)
• Los participantes para cada tipo/modo de comunicación
• Distribución de las comunicaciones
• Los entregables finales
• El propietario de cada comunicación

 

5. Cultivar mecanismos para recopilar información de las partes interesadas.

La gestión de las partes interesadas requiere más que comunicar información del proyecto a las partes interesadas, afirma Brunsman. También debe incluir oportunidades para que las partes interesadas compartan sus perspectivas y conocimientos con los directores de proyectos y sus supervisores. "Asegúrese de que la comunicación no sea una vía de sentido único", aconseja Brunsman.

 

6. Establecer una estructura de gobernanza

Los planes de gestión de partes interesadas más sólidos incluyen gobernanza para garantizar que se cumplan los requisitos y que todos los participantes contribuyan según sea necesario, dice Tucker.

Como tal, los CIO, sus subordinados directos, gerentes de proyectos y otros líderes deben identificar mecanismos para verificar y rastrear el progreso con respecto al plan.

Tucker recomienda el uso de RASCI Matrix , una herramienta de gestión de proyectos para identificar, asignar y supervisar quién realiza qué trabajo. Más específicamente, aborda quién es responsable, rinde cuentas, brinda apoyo, es consultado e informado.

 

Mejores prácticas de gestión de partes interesadas

Además de desarrollar un plan de gestión de partes interesadas, existen algunas mejores prácticas que pueden ayudar a facilitar la gestión de las partes interesadas. Esas mejores prácticas se centran en la necesidad de transparencia, inclusión, claridad y puntualidad.

Transparencia: la transparencia es fundamental a la hora de gestionar las partes interesadas porque ayuda a establecer confianza. La transparencia crea un vínculo directo con las intenciones de un líder y ayuda a las partes interesadas a decidir si quieren participar en un proyecto.

Claridad: Los líderes de proyectos fuertes desarrollan una comunicación clara y hacen que lo complejo parezca simple. Brindar claridad también puede mantener a las partes interesadas en varios niveles enfocadas y concentradas en su tarea, lo que facilita que el proyecto se mantenga encaminado.

Inclusión: los equipos están cada vez más distribuidos, lo que hace que la inclusión sea vital. Ya sean diferencias de opiniones, experiencias, orígenes, géneros, creencias u otros factores, la inclusión significa practicar la justicia en todos los ámbitos sin hacer concesiones sólo para algunas partes interesadas.

Puntualidad: gestionar los cronogramas de gestión de las partes interesadas y garantizar una comunicación oportuna son vitales para garantizar relaciones efectivas con todas las partes interesadas involucradas en el éxito de un proyecto.