Cuatro medidas para evitar la sobrecarga de trabajo en TI

No es raro ver cómo los departamentos de TI se ven rebasados de trabajo. Un escenario que colapsa al confluir los problemas técnicos del día a día y la implantación de nuevas tecnologías y medidas, que habitualmente se realiza con el mismo personal que se tenía. A esto hay que sumar las ocasiones en las que la plantilla debe formarse para el trabajo con nuevas tecnologías o competencias, en vez de incorporar a talento externo cualificado.

Pero en muchos de los casos en los que se ve a un departamento saturado por las tareas, el origen es una planificación deficiente y un uso inadecuado de los recursos existentes. Así lo apunta la consultora Gartner, que indica que en la gestión de proyectos de TI, el CIO debe ser capaz de gestionar este exceso de trabajo o de tareas para evitar que haya un mal rendimiento o que se incrementen los errores. 

Ante esto, la firma de análisis propone en un artículo una breve guía para optimizar el empleo de recursos en proyectos tecnológicos e informáticos. Son cuatro puntos, que pasan por un análisis de las posibilidades del equipo y una gestión continuada del proceso. 

En primer lugar, se debe determinar la capacidad de los recursos disponibles para realizar proyectos. Esto pasa por calcular la cantidad de personas disponibles para enfrentar el proyecto como equivalentes a tiempo completo —esto es, la cantidad de empleados a tiempo completo necesarios para realizar las tareas—, junto con su disponibilidad para trabajar en los proyectos.

Para conocer el tiempo de disponibilidad real, se deben convertir los equivalentes a tiempo completo en horas, lo que permitirá saber realmente con qué se cuenta. Aquí ponen un ejemplo desde Gartner. Una persona declarada como 50% disponible para el trabajo del proyecto está disponible realmente solo el 37% de un año de trabajo teórico, si se tienen en cuenta las vacaciones, la licencia por enfermedad, el tiempo de entrenamiento y los días festivos.

En el siguiente paso, hay que establecer objetivos de empleo para todos los recursos del proyecto. La firma aboga por situar este nivel por debajo del 80% y que estos datos se utilicen para limitar la cantidad de proyectos activos. Si bien los recursos que trabajan por debajo del objetivo pueden parecer ineficientes, es probable que los recursos que trabajan por encima de ese objetivo introduzcan costosos retrasos y errores en el proyecto.

Por último, debe limitarse o modificarse el acceso a los recursos para garantizar un buen desempeño. Por ejemplo, puede optarse por no sacar adelante proyectos o servicios de menor valor o ir verificando la aplicación de la iniciativa durante el proceso, para evitar seguir adelante con una propuesta que no genere el suficiente valor.