8 señales de que has perdido el tiempo en una importante iniciativa de TI

La planificación y el lanzamiento de una importante iniciativa de TI puede ser el mayor desafío para un CIO. Todo tiene que salir bien: la tecnología, los objetivos, la plataforma financiera y, lo que es más importante, el momento. Lance una iniciativa demasiado pronto y la tecnología puede ser prematura y defectuosa. Por otro lado, no iniciar el proyecto de manera oportuna podría significar quedarse atrás de los competidores.

Saber exactamente cuándo lanzar una iniciativa de TI crítica requiere una gran experiencia empresarial, de mercado y tecnológica. La mayoría de los CIO ya poseen esos atributos, pero también es importante saber qué no hacer. Por eso es fundamental evitar los siguientes ocho errores potencialmente fatales.

 

1. Liderazgo defectuoso

El liderazgo es un componente clave en el momento exitoso de cualquier proyecto de transformación importante, por delante de la estrategia y la tecnología, dice Suneet Dua, directora de ingresos y crecimiento para productos y tecnología de la firma de asesoría comercial PwC. El liderazgo inadecuado y la falta de compromiso del equipo pueden provocar retrasos y errores que hacen perder el tiempo.

“Identificar rápidamente dónde se cometieron los errores y llevar a su gente en el viaje de remediación, en lugar de mantenerlos en la oscuridad, puede ser una herramienta poderosa cuando se realiza el control de daños”, señala.

Muchos errores de tiempo de TI se reducen a una desconexión entre TI y otros departamentos de la empresa. “Para impulsar la adopción exitosa de iniciativas de TI, los líderes de TI deben operar fuera de las limitaciones del departamento de TI y llevar a cada uno de los líderes de C-suite en su viaje de transformación digital”, aconseja Dua.

 

2. Mala planificación

La planificación defectuosa a menudo conduce a una mala sincronización, particularmente cuando una iniciativa entra en conflicto con las operaciones comerciales establecidas. “Muy a menudo, los equipos de TI no consideran otras actividades ajenas a TI que pueden afectar su base de usuarios y su capacidad para colaborar”, dice Seth Lively, líder digital de EE. UU. en la consultora de TI PA Consulting. La confusión surge cuando la iniciativa arruina inadvertidamente la sincronización departamental.

Lively cree que la mejor manera de cronometrar correctamente una importante iniciativa de TI es crear una oficina de gestión de transformación (TMO), o una entidad similar, que coordine las actividades y las dependencias. “Un TMO configura el marco para rastrear los beneficios de los grandes programas de transformación y proporciona un equipo centralizado para conectar las partes del negocio involucradas en la transformación”, explica.

Las iniciativas inoportunas finalmente desembocan en una mala adopción, advierte Lively. “Si las dependencias y las iniciativas se planifican adecuadamente, las partes interesadas del negocio participan durante las partes clave del desarrollo de la solución”.

 

3. Horarios sobrecargados

Los líderes de TI ya tienen demasiado entre manos, observa Kevin Shuler, director ejecutivo de la firma de consultoría tecnológica Quandary Consulting Group. Por lo tanto, la mayoría de los CIO se centran en las operaciones críticas para el negocio, ya que el mantenimiento de los sistemas empresariales existentes es una prioridad máxima. “Se trata de no ahogarse primero, y luego usar cualquier tiempo y recursos adicionales que TI tenga para cumplir con otros requisitos”, explica.

Para crear el tiempo necesario para nutrir una iniciativa potencialmente transformadora, Shuler aconseja a los CIO que exploren formas de aumentar su fuerza laboral sin agregar costos adicionales o miembros del equipo. Sugiere usar plataformas low-code. “Pueden amplificar el resultado de los desarrolladores utilizando fragmentos de código prefabricados”, dice Shuler. “Esto acorta drásticamente el tiempo de desarrollo, lo que ayuda a TI a ponerse al día con las tareas”.

Shuler agrega que un programa de desarrollo ciudadano también puede liberar tiempo adicional, aunque se deben crear marcos de gobernanza para garantizar que el programa se mantenga encaminado. “Aún así, delegar tareas menos esenciales a empleados capacitados en low-code puede mejorar la producción sin consumir recursos de TI”, señala.

 

4. Débil compromiso

La indecisión y el poco apetito por el riesgo son dos razones comunes por las que los CIO retrasan con frecuencia una importante iniciativa de TI. “Los líderes ágiles y con visión de futuro colocan la velocidad de ejecución en el centro de las discusiones sobre el desempeño; Los líderes de TI indecisos tienden a depender de decisiones consensuadas y evaluaciones de riesgo interminables”, dice Colm Sparks-Austin, presidente y director general de la firma de asesoría comercial Capgemini Canadá.

Para cronometrar correctamente una importante iniciativa de TI, el responsable de la toma de decisiones debe alinear la iniciativa con los objetivos comerciales. “Si la empresa no está encabezando la iniciativa, o no es consciente de ello, está claro que algo anda mal”, dice Sparks-Austin.

Los CIO también deben asegurarse de que están analizando todos los gastos de TI a través de una lente de objetivos comerciales, aconseja Sparks-Austin. Esta técnica, combinada con medidas discretas de éxito que coinciden con los objetivos comerciales durante un período de tiempo determinado, puede reparar el daño de una iniciativa inoportuna, señala.

 

5. Financiamiento inadecuado

La financiación poco realista casi siempre juega un papel importante en el momento de la iniciativa, observa Ravi Malick, CIO de Box, proveedor de herramientas de administración de contenido, colaboración y uso compartido de archivos basado en la nube. La financiación demasiado optimista es casi siempre una parte principal de la ecuación cuando falla una iniciativa, señala. Siempre es mejor esperar que lanzar una iniciativa sin fondos suficientes.

La falta de fondos no aparece de la nada, dice Malick. Ocurre como una combinación de cosas, como hardware, software y precios de mano de obra. “Saber dónde concentrar su energía de negociación para obtener el precio más bajo es clave para mantenerse dentro del presupuesto y asegurarse de no tener que hacer concesiones más tarde, lo que atrasaría la iniciativa”.

 

6. Confiar en el 'statu quo'

Los líderes de TI optimistas esperan que el entorno comercial permanezca igual en general, o incluso mejore, durante todo el proceso de desarrollo e implementación de la iniciativa. Sin embargo, esta puede ser una suposición peligrosa. “Los eventos macroeconómicos y los desafíos de rentabilidad interna tienen un efecto dramático en la disposición de una organización para continuar invirtiendo en lo que suelen ser iniciativas grandes, costosas, multianuales y de múltiples proveedores”, dice Eric Lefebvre, CTO del proveedor de software de cumplimiento tributario Sovos.

Para evitar sorpresas financieras desagradables, Lefebvre sugiere dividir la iniciativa en partes manejables que brinden valor incremental a lo largo de la vida del proyecto. “Por ejemplo, en lugar de esperar tres años para tener éxito, comience con un entregable inicial de seis meses de alguna capacidad básica de producto mínimo viable [MVP]”, recomienda.

Los aumentos de capacidad trimestrales, señala Lefebvre, generarán cierto nivel de beneficio incluso cuando la iniciativa completa puede tardar meses o años en implementarse por completo. Los CIO también deben planificar con la expectativa de que la financiación podría agotarse después de los resultados de un trimestre determinado, aconseja. “Esta [actitud] garantiza que el plan sea defendible y pueda pausarse fácilmente hasta que las condiciones sean más propicias para la inversión”.

 

7. Mala coordinación de las partes interesadas del negocio

Las iniciativas de TI afectan con frecuencia a los procesos comerciales críticos, y no siempre de manera positiva. Es fundamental programar una iniciativa para garantizar que las partes interesadas afectadas puedan adaptarse y adoptar el cambio con un riesgo mínimo, dice Ola Chowning, socio de la firma global de investigación y asesoría tecnológica ISG.

“Un ejemplo podría ser realizar cambios en un sistema de información financiera durante la temporada de presupuesto, o antes de fin de mes o, lo que es más impactante, al cierre de fin de año”, señala.

 

8. Distracción

Los líderes de TI son responsables de una variedad de responsabilidades críticas que pueden hacer que el tiempo se escape. Atender una serie de tareas diarias urgentes puede resultar en iniciativas inoportunas.

Mientras está ocupado con otras tareas, un CIO puede volverse fácilmente reactivo en lugar de proactivo, dice Jeremy Richard, jefe de TI y seguridad del proveedor de la plataforma de inteligencia de activos Armis. “En un mundo tecnológico en constante evolución, los líderes de TI deben ser visionarios con sólidas habilidades de planificación, siempre atentos a los objetivos empresariales para garantizar el momento y la ejecución adecuados de las principales iniciativas”, explica.

Richard señala que el daño creado por una iniciativa inoportuna se puede mitigar y, a veces, incluso reparar, con una planificación adecuada y una comunicación abierta. “Los equipos deben establecer metas y expectativas claras y medibles para abordar el percance, así como un plan para la ejecución adecuada la próxima vez”, dice, y agrega que el líder de TI también debe analizar por qué la iniciativa fue inoportuna y qué podría mejorarse cuando desplegando futuras iniciativas.

 

La cuenta atrás final

Nunca hay un momento perfecto para lanzar una gran iniciativa de TI, en particular un proyecto que tiene un amplio impacto interfuncional o en toda la empresa. La mejor manera de reducir las interrupciones es con una planificación diligente, dice Malick de Box.

“Comience por hacer que las personas se sientan alineadas y apoyadas, luego asegúrese de que la gobernanza esté en su lugar para ayudar a mantener el enfoque y diferir los proyectos que pueden perder prioridad”, aconseja. “Finalmente, asegure la financiación necesaria, no mínima”.