Seis formas de agilizar la incorporación de proveedores de TI

Los CIO no son ajenos a los largos y enrevesados procesos de aprobación. Cada vez que quieren contratar a un nuevo proveedor de TI, deben pasar por varios niveles: compras, asuntos legales, cumplimiento de la normativa, etc. La incorporación de un nuevo proveedor de TI puede llevar de tres a seis meses y, durante ese tiempo, el reloj sigue corriendo. El problema que el proveedor debe resolver no hace más que empeorar.

Mientras tanto, la tendencia parece ser hacia un proceso de aprobación más complejo y pesado. Esto se debe, en parte, al aumento de los riesgos y de las normativas de privacidad y cumplimiento, pero también a que el número de comprobaciones y aprobaciones necesarias no deja de crecer.

Las cláusulas de indemnización asociadas a la ciberseguridad en los contratos también suelen ser un punto de fricción, según Vince Kellen, CIO de la Universidad de California en San Diego. Lo que se exige en materia de ciberseguridad puede variar según el proveedor, pero en el caso de los servicios que residen en los centros de datos, hay un mayor protagonismo, dijo.

Por último, las negociaciones y revisiones de los contratos pueden durar varios meses, ya que los equipos jurídicos revisan el lenguaje y los términos que convienen a ambas partes.

A veces, cuando los CIO superan estos obstáculos, puede ser demasiado tarde para utilizar el nuevo proveedor.

Estos son los pasos que pueden tomar los CIO para agilizar la incorporación de proveedores de TI.

Aprovechar la automatización

"La automatización es el arma más eficaz que el departamento de TI puede aprovechar para incorporar nuevos proveedores de tecnología informática", afirma David Linthicum, director de estrategia en la nube de Deloitte Consulting LLP. Se puede utilizar para automatizar los procesos básicos que suelen ser manuales, como asegurarse de que se firmen los acuerdos o de que se realicen las autorizaciones de los ingenieros que necesitan estar in situ. La automatización también garantiza que se aborden los procesos de cumplimiento, que se completen los formularios de facturación e impuestos y que los proveedores de TI se incorporen a los procesos de pago, incluso con formatos de factura electrónica y opciones de pago aceptables.

Introducir un sistema de flujo de trabajo

Un cuello de botella común en el proceso de incorporación es el propio flujo de trabajo. Muchas empresas todavía dependen de los correos electrónicos, mensajes de Teams o Slack u otros recordatorios manuales para enviar el papeleo, verificar la información o completar otras tareas de incorporación.

Lexmark utiliza ServiceNow para gestionar sus flujos de trabajo, lo que agiliza el proceso de incorporación, afirma Vishal Gupta, vicepresidente senior y director de tecnología e información de la empresa. Esto elimina las idas y venidas manuales que pueden consumir un valioso tiempo de incorporación.

Establecer estándares de integración técnica

La incorporación de un proveedor también puede llevar un tiempo si su tecnología no se integra. La educación tiene estándares para algunas formas de integración, como la integración de datos, que pueden agilizar el proceso, según Kellen. "Si existen estándares de facto en el sector, hay que recurrir a ellas", afirma.

"Siempre que sea posible, empuje a los vendedores hacia las técnicas de integración más nuevas frente a las más antiguas", dijo Kellen. Por ejemplo, esto puede incluir métodos de integración modernos que permiten el flujo de datos, como Kafka. Estas técnicas suelen ser más baratas que las API RESTful que son populares entre los proveedores de ERP clásicos.

"Conseguir que los proveedores adopten las técnicas más modernas y (utilicen) estándares agiliza el proceso de incorporación", dijo. Esto suele aplicarse a los proveedores de software, pero incluso los proveedores de hardware tienen hoy en día servicios que deben integrarse con la tecnología existente, añadió.

Considerar los consorcios de contratos

Los contratos pre negociados también pueden acelerar el proceso de incorporación, según Kellen. El sector público suele contar con consorcios que pre negocian los contratos, lo que los hace más atractivos para los responsables de compras.

Para las organizaciones más pequeñas que no tienen acceso a los consorcios, Kellen aconseja contratar a un asesor jurídico que pueda negociar un acuerdo inicial. Todo el trabajo que se realice después de la firma de ese acuerdo inicial puede hacerse bajo esos términos. Aunque esto puede alargar las negociaciones al principio, puede garantizar que las empresas no se encuentren con consecuencias imprevistas más adelante, dijo.

Clasificar a los proveedores

Otra forma de acelerar la incorporación de proveedores de TI es clasificarlos en niveles y luego aplicarles las actividades de aprobación adecuadas. "Las organizaciones y los departamentos de TI no deberían aplicar un enfoque único para la incorporación de proveedores", afirma Steven Jeffery, director principal de investigación de Info-Tech Research Group y Software Reviews. "Clasificar o jerarquizar a tus proveedores como parte del proceso de diligencia debida ayudará a identificar a tus verdaderos proveedores estratégicos, operativos, tácticos, de productos básicos o de nivel 1, 2 y 3".

Anticiparse a las necesidades futuras

Aunque nadie puede predecir totalmente el futuro, anticiparse a las necesidades de la empresa y comenzar el proceso de adquisición lo antes posible puede significar un tiempo de incorporación mucho más corto. Una organización puede ponerse en contacto con un proveedor preferido y avisarle de que en dos años se va a realizar una solicitud de ofertas, por ejemplo.

"Si se les avisa con antelación, pueden prepararse para que haya menos retrasos", afirma Kellen. "Sólo hace falta una buena planificación por parte de la empresa para preparar al proveedor para lo que vas a hacer".