La automatización de procesos, prioritaria para los responsables de las AAPP

Si hay un desafío en el que coinciden los organismos del sector público ese es el aumento de la productividad y la eficiencia, especialmente teniendo en cuenta la creciente demanda por parte de la ciudadanía de servicios y experiencias digitales. Así, con el objetivo de abordar estos retos y lograr una transformación efectiva del trabajo, IDC y Appian han impulsado de manera conjunta un nuevo estudio que arroje algo de luz sobre estas cuestiones. Del citado informe se desprende que el 87% de los responsables de las administraciones públicas (AAPP) considera la automatización de procesos y flujos de trabajo dentro de la organización como una prioridad. Por ello no es de extrañar que formen parte intrínseca de las estrategias generales de digitalización de una gran mayoría de instituciones.

En la actualidad, cada vez más, las AAPP están recurriendo a soluciones de automatización de procesos y flujos de trabajo. Estas soluciones abarcan desde las plataformas de low code, que permiten desarrollar aplicaciones y programas digitales con conocimientos limitados en programación, a la gestión de procesos de negocio (BMP) o la automatización de dichos procesos mediante el uso de robots (RPA). Siguiendo esta misma estela cabe destacar el data fabric como otra de las tendencias en boga. Se trata de una solución de gestión e integración de datos que simplifica su acceso y consumo en una organización. Un aspecto común en todo este cambio es que no es sólo operacional, sino que también es cultural y de conocimiento, según reza el pliego. Y es que al final se terminan por difuminar los límites de los equipos de TI y las áreas funcionales para dar lugar a una visión unificada de servicio al ciudadano.

Beneficios latentes y desafíos a abordar

Según la experiencia de los encuestados, los principales beneficios de una estrategia avanzada de automatización de procesos internos son bastante transversales y afectan a la mejora en diversos aspectos de la organización. La automatización puede ayudar a mejorar la satisfacción de ciudadanos o empleados, aumentar la flexibilidad organizativa, reducir costes y facilitar el cumplimiento normativo. En este sentido, la automatización se alza como una herramienta clave para la mejora continua y la optimización de procesos internos en la organización.

En relación con los procesos automatizados en las organizaciones, en promedio, las AAPP españolas han automatizado el 40% de sus procesos, mientras que más de la mitad de las organizaciones encuestadas han automatizado más del 25% de sus procesos. Asimismo, los responsables de las AAPP han declarado que, en general, los procesos moderadamente complejos en los que intervienen varios departamentos son los que se automatizan con una mayor frecuencia.

Los resultados del estudio muestran que las principales actividades para las que se han utilizado o se piensan utilizar estas soluciones son la automatización en la recopilación de datos e información y la elaboración de informes (92%); la integración de aplicaciones y procesos pertenecientes a diferentes departamentos (91%); y la automatización rápida y eficiente de los flujos de trabajo (88%). Además, destacan, aunque en menor medida, la capacidad de estas soluciones para reducir significativamente el esfuerzo del desarrollador y acelerar el tiempo de desarrollo de nuevas aplicaciones con enfoques ágiles.

Fondos ‘NextGen’

Se observa un uso relativamente equilibrado de los fondos de recuperación y resiliencia entre la inversión en el uso interno de la organización, un 47%, y la mejora de servicios para los ciudadanos, con un 53%. El uso interno de los fondos de recuperación y resiliencia ha sido destinado principalmente a servicios TI (73%) e infraestructura (70%). Además, la inversión en dispositivos y orientada a proyectos también es común por parte de las organizaciones. Por otro lado, las compras de aplicaciones, servicios de comunicaciones, servicios de apoyo y desarrollo de aplicaciones tienen una presencia menor en la distribución de fondos.

Asimismo, dentro de los fondos destinados a los servicios a los ciudadanos, destacan principalmente los de atención al ciudadano con un 68%, la digitalización de procesos con un 63% y la tramitación online con el 60%. Por último, recordar que tan solo un 21% de las organizaciones ha empleado más del 75% de los fondos a fecha de abril de 2023.